انتقال هرگونه اسناد به بایگانی توسط قانون فدرال شماره 125-F3 "در مورد بایگانی در فدراسیون روسیه" تنظیم می شود. اسناد باید تهیه ، شرح ، ثبت و شماره گذاری شود. این باید در طی 12 ماه از تاریخ بسته شدن پرونده انجام شود.
ضروری
- - پوشه
- - چسب؛
- - یک مداد ساده ؛
- - موجودی مستند ؛
- - انتقال موجودی کالا.
دستورالعمل ها
مرحله 1
برای انتقال اسناد به بایگانی ، آنها را به ترتیب ترتیب دهید. ترتیب لانه سازی باید به ترتیب زمانی باشد. به عنوان مثال ، اگر شما به یک پرونده جنایی مراجعه می کنید ، سپس صفحه اول کپی از حکم دادگاه ، صفحه دوم تصمیم مقدماتی است و در ادامه به بررسی پرونده می پردازید ، از پایان آن. اگر اسناد را از بخش پرسنل به بایگانی منتقل کنید ، اولین برگ درخواست اخراج است ، دوم دستور اخراج است ، سوم همه اسناد به ترتیب تاریخ از پایان است.
گام 2
به ترتیب طرح ، همه برگه ها را با شماره یک شروع کنید. شماره گذاری را با یک مداد ساده اما واضح انجام دهید. از اسناد موجودی خود را بنویسید ، در انتها چند شماره و صفحه به دست آورید ، امضای خود را ، تاریخ جمع آوری موجودی ، مهر سازمان ، امضای سر خود را قرار دهید.
مرحله 3
تمام ورق ها را با یک چسب ببندید ، موجودی را در بالا وصل کنید. روی پوشه ، کد نامه را با نام خانوادگی شهروندی که پرونده را با آن انتقال می دهید و سال انتقال اسناد را به بایگانی قرار دهید. سال باید همان سالی باشد که پرونده به پایان رسید.
مرحله 4
برای هر مورد یک پوشه جداگانه تهیه کنید ، یا همه موارد را در یک سال در یک پوشه بزرگ قرار دهید و یک کتیبه کلی روی کد و کد نامه ایجاد کنید ، یعنی فقط موارد آن شهروندانی که نام خانوادگی آنها با همان حرف شروع می شود ، می تواند در یک پوشه قرار داده شود اما اگر تعدادی اسناد را در یک پوشه بزرگ تکمیل می کنید ، تعداد برگهای مشترک نباید بیشتر از 250 باشد.
مرحله 5
قبل از انتقال پرونده ها به بایگانی ، موجودی انتقال را تهیه کنید. ستون اول موجودی برای وارد کردن شماره سریال همه موارد در نظر گرفته شده است ، ستون دوم برای شاخص های نامگذاری. در ستون سوم ، نام تمام عناوین را وارد کنید ، در چهارم - تاریخ انتقال ، در پنجم - تعداد ورق ها ، در ششم - دوره های ذخیره سازی تعیین شده برای پرونده در بایگانی ، در ستون هفتم ، تمام اضافات و یادداشت ها را وارد کنید. در بیشتر مواقع ، اگر به دلایلی ، برگهایی در اسناد وجود نداشته باشد ، ستون هفتم پر می شود ، یا اگر بلافاصله آنها را به اشتباه در فهرست اسناد وارد کرده و تغییراتی ایجاد کرده اید.
