مطابق با ماده 17 قانون فدرال 125-F3 ، پرونده های کارمندان بازنشسته قابل انتقال به بایگانی است. قبل از ارائه مدارک ، باید آنها را بایگانی ، شماره گذاری ، ثبت و با روکش تزئین کنید. این کار باید توسط یک افسر مجاز پرسنل انجام شود.
ضروری است
- - پوشه
- - تمام اسناد
- - مداد؛
- - فهرست؛
- - لیست تحویل
دستورالعمل ها
مرحله 1
برای انتقال پرونده کارمند مستعفی به بایگانی ، اسناد را به ترتیب زمان معکوس تنظیم کنید. این بدان معناست که هنگام استخدام ، پرونده شخصی را تشکیل می دادید که اولین برگه آن درخواست کار بود. هنگام انتقال پرونده به بایگانی ، اولین برگ نامه استعفا خواهد بود.
گام 2
در هنگام تشکیل پرونده شخصی کارمند ، در همان زمان فهرست اسنادی را که باید تنظیم شود ، تهیه کنید. در پرونده شخصی برای انتقال به بایگانی ، کلیه اسناد موجود را ثبت کنید: یک پرسشنامه یا رزومه ، کپی مدارک آموزش ، کپی دستورات استخدام ، اخراج و سایر احکامی که در طول کار کارمند صادر شده است. اینها می تواند دستوراتی برای افزایش یا کاهش دستمزد ، انتقال ، انجام وظایف اضافی و غیره باشد. همچنین کلیه گواهینامه هایی را که کارمند تاکنون به سازمان شما ارائه داده است ، کپی قرارداد کار ، موافقت نامه های اضافی ، مقررات مربوط به کار کارمند را ضمیمه کنید.
مرحله 3
پرونده را در یک پوشه با یک بایندر بایگانی کنید ، همه ورق ها را در گوشه بالا سمت راست شماره گذاری کنید. این کار باید با یک مداد ساده انجام شود. در بالا ، موجودی انبار را وارد کنید ، پوشه را امضا کنید ، کد نامه را روی نامه اولیه نام خانوادگی کارمند و همچنین روی جلد پوشه به تعداد زیاد سال اخراج از شرکت خود قرار دهید.
مرحله 4
می توانید سال اخراج یک کارمند یا تعداد زیادی را که در یک سال ترک کار می کنند ، پیگیری کنید. اگر چندین کارمند را حساب می کنید ، تمام پرونده های شخصی را در یک پوشه مشترک قرار دهید و سال اخراج را روی جلد امضا کنید. حداکثر 250 برگ را می توان در یک پوشه ذخیره کرد. هر مورد پیچیده را نه تنها تا سال اخراج ، بلکه با حروف الفبا نام خانوادگی نیز تشکیل دهید.
مرحله 5
هنگام انتقال همه پرونده ها به بایگانی ، یک لیست تحویل تهیه کنید. در ستون اول ، تعداد ترتیب موارد ، در ستون دوم ، شاخص های همه موارد را با توجه به نام ، نشان دهید. ستون سوم با نام عنوان ها پر می شود ، چهارمین - با توجه به تاریخ ها ، پنجم - با تعداد ورق ها ، ششم - با ماندگاری ، ستون هفتم که می توانید در صورت وجود یادداشت یا اضافات ، پر کنید.
