پرونده های شخصی همه کارمندان بازنشسته و بازنشسته باید برای ذخیره سازی به بایگانی ارسال شود (ماده 17 قانون فدرال شماره 125-F3). یک کارمند بخش پرسنل موظف است پوشه های دارای اسناد را تهیه کرده و آنها را از یک دست به دست دیگر به یک کارمند مجاز بایگانی منتقل کند.
ضروری است
- - پوشه ها ؛
- - چسب؛
- - مداد؛
- - فهرست؛
- - انتقال موجودی کالا.
دستورالعمل ها
مرحله 1
قبل از ارسال پرونده های شخصی به بایگانی ، کلیه اسناد موجود را که پس از اخراج کارمندان در بخش پرسنل باقی مانده است ، با دقت آماده کنید. این قانون مهلت های مشخصی را تعیین می کند که در آن لازم است زمان برای انتقال پرونده های شخصی کارمندان برای ذخیره سازی بایگانی وجود داشته باشد. آنها نباید بیش از 12 ماه پس از انفصال از کار برکنار شوند.
گام 2
ترتیب هر پرونده شخصی بر اساس ترتیب زمانی معکوس. اگر در حین استخدام ، صفحه اول درخواستی بود که توسط یک کارمند برای شغل نوشته شده است ، در اسناد بایگانی صفحه اول نامه استعفا خواهد بود.
مرحله 3
همه ورق ها به ترتیب درست تا شده ، پرونده را با یک چسب ، شماره را به ترتیب. موجودی کالا را در یک برگ جداگانه انجام دهید. تمام صفحات محدود شده پرونده شخصی خود را در زیر شماره سریال وارد کنید.
مرحله 4
موجودی را در بالای همه صفحات پیوست کنید. اگر پرونده شخصی خود را برای هر کارمند جداگانه پر می کنید ، آن را در یک پوشه مقوایی قرار دهید ، با حروف بزرگ حروف اول نام خانوادگی کارمند و سال اخراج را بنویسید.
مرحله 5
هنگام انتقال پرونده ها به بایگانی ، مجاز است چندین پرونده از کارمندان بازنشسته را در یک پوشه قرار دهید ، اما تعداد ورق های آن نباید بیش از 250 باشد. در یک پوشه ، موارد کارمندان بازنشسته را در یک سال قرار دهید ، نام آنها شروع می شود با همان نامه. چنین ثبت پرونده های شخصی اغلب در شرکت های بزرگ مورد استفاده قرار می گیرد ، جایی که طی یک سال تعداد زیادی از پرسنل عبور می کنند.
مرحله 6
برای تمام موارد آماده ، یک برگه انتقال تهیه کنید که دارای یک فرم واحد است. در ستون شماره 1 ، شماره سریال هر مورد را در ستون شماره 2 یادداشت کنید - شاخص هر مورد با توجه به نامگذاری ، شماره 3 - نام عناوین پرونده ها ، شماره 4 - تاریخ ها ، شماره 5 - تعداد ورق های منتقل شده برای هر مورد به طور جداگانه ، شماره 6 - دوره های ذخیره سازی ، شماره 7 - اضافات یا یادداشت های موجود.
