در خدمات پرسنل سازمان ها ، شرکت ها ، تعداد زیادی اسناد ذخیره می شود: دستورات استخدام ، اعطای تعطیلات ، نقل و انتقالات ، جوایز ، پرداخت نقدی اضافی ، اخراج و سایر موارد. اهمیت حفظ چنین اسنادی به دلیل نیاز به ثبت اسناد و مدارک هر کارمند خاص است. وظیفه تشکیل صحیح و سریع اسناد در پرونده به عهده افسران پرسنل است.
دستورالعمل ها
مرحله 1
تشکیل پرونده ها قرار دادن اسناد اجرا شده در پرونده ها است. اسناد را برای پرونده های هر سال تقویمی گروه بندی کنید ، به جز مواردی که در ابتدا تشکیل شده اند و در یک سال تقویمی نیستند. این موارد شامل: پرونده های شخصی دانشجویان ، کارمندان ، کارگران ، پرونده های پزشکی قانونی ، موارد بازنشستگی ، سابقه پزشکی و همچنین سایر اسناد حسابداری است.
گام 2
تشکیل نهایی پرونده های شخصی دانشجویان ، دانشجویان ، دانشجویان تحصیلات تکمیلی باید پس از فارغ التحصیلی از یک موسسه آموزشی یا تحصیلات تکمیلی انجام شود. کارگران و کارمندان - پس از اخراج ؛ سابقه پزشکی - پس از تهیه ترخیص بیمار ؛ پرونده های دادگاه - بلافاصله پس از پایان دادرسی و تحویل تصمیم ؛ موارد بازنشستگی - پس از پایان پرداخت های بازنشستگی.
مرحله 3
هنگام آماده شدن برای ذخیره بایگانی ، پرونده های شخصی کارکنانی را که اخراج شده اند در پرونده های شخصی قرار دهید ، اگر تعداد ورق ها از دویست و پنجاه نفر بیشتر نشود. افرادی که از یک م whoسسه آموزشی فارغ التحصیل شده اند نیز همین مورد است. همچنین می توانید یک پرونده شخصی جداگانه به عنوان یک واحد ذخیره سازی جداگانه ایجاد کنید. این قانون در مورد پرونده های شخصی ذخیره سازی دائمی اعمال می شود.
مرحله 4
هنگام ایجاد پرونده های شخصی ، دوره های مختلف نگهداری را در نظر بگیرید. با توجه به موارد ماندگاری طولانی مدت و دائمی ، آنها را جداگانه تشکیل دهید و همچنین در موجودی های مختلف بگنجانید.
مرحله 5
سفارشات توسط پرسنل را با توجه به دوره های نگهداری تعیین شده ، در موارد قرار دهید. در داخل هر پرونده شخصی ، اسناد به ترتیب زمانی وارد می شوند ، یعنی از ابتدا تا انتهای سال ، همچنین تاریخ تأیید ، تدوین ، ثبت آنها.
مرحله 6
مواردی که از حساب های شخصی ، کارت های شخصی ، دفتر کار ، و همچنین لباس پرونده های شخصی تشکیل می شود ، دقیقاً به ترتیب حروف الفبا سیستماتیک می شوند. هنگام استفاده از چنین طرحی ، با ذکر سه حرف اول در نام افرادی که پرونده شخصی در آنها باز شده است ، توضیحات بیشتری را انجام دهید.
