هر کارفرما در روند فعالیت اقتصادی باید اسناد مختلفی از جمله پرسنل را حفظ کند. اسناد کارمندان با هم جمع می شوند و در یک پوشه مشترک به نام "پرونده شخصی" قرار می گیرند. این قالب حسابداری کارکنان اختیاری است ، اما هنوز توسط مقامات مختلف تشویق می شود.
دستورالعمل ها
مرحله 1
بلافاصله پس از صدور دستور استخدام ، پرونده شخصی را برای کارمند ثبت کنید. فرم یکنواختی برای این وجود ندارد ، بنابراین خودتان آن را طراحی کنید. از گذرنامه کارمند ، گواهی TIN ، گواهی بازنشستگی بیمه و سایر اسنادی که در دسترس است ، کپی کنید ، به عنوان مثال گواهینامه رانندگی ، گواهی پزشکی.
گام 2
صفحه اول باید حاوی موجودی تمام اسنادی باشد که در زمان استخدام در دسترس است و در مراحل کار ظاهر می شود ، به عنوان مثال ، دستور تعطیلات ، هرگونه توافق نامه اضافی برای یک قرارداد کار.
مرحله 3
در موجودی داخلی ، اسناد ، شماره آنها ، تاریخ تدوین و شماره برگ را در پرونده شخصی نشان دهید. علامت ، نام کامپایلر و تاریخ تدوین. برای ساده سازی ارائه اطلاعات ، موجودی را به صورت جدول تهیه کنید.
مرحله 4
پس از جمع آوری تمام اسناد ، آنها را به ترتیب زمانی مرتب کنید ، سپس آنها را با فهرست موجودی شماره گذاری کنید (صفحه شماره 1). بعد ، جلد پرونده شخصی خود را ترتیب دهید. حتماً نام سازمان را مطابق با اسناد تشکیل دهنده ، شماره سریال پرونده شخصی ، تاریخ تدوین ذکر کنید. این قسمت را با ذکر تاریخ انقضا قرارداد کار ترک کنید. همچنین ، پس از اخراج ، باید تعداد صفحات پرونده را مشخص کنید.
مرحله 5
فراموش نکنید که عنوان پرونده - نام کامل ، نام خانوادگی و نام مستعار کارمند را ذکر کنید. همچنین می توانید موقعیت کارمند شاغل را بنویسید. پس از اخراج ، پرونده بخیه زده شده و به بایگانی ارسال می شود.
مرحله 6
پرونده های شخصی توسط یک کارمند عادی یا شخص دیگری که وظایف خود را انجام می دهد ، نگهداری می شود. دسترسی به داده ها محدود است. سالی یکبار ، کارمندان باید اطلاعات مربوط به انجام کار را دریافت کنند. بهتر است اگر پس از آشنایی ، آنها را امضا کردند.
