برای حفظ اطلاعات شخصی کارمندان ، برخی از کارفرمایان از پرونده های به اصطلاح شخصی استفاده می کنند. طبق ماده 85 قانون کار ، کارکنان پرسنل باید اطلاعات مربوط به هر کارمند را دریافت ، ذخیره و ترکیب کنند. برای این کار توصیه می شود از چنین پرونده های شخصی استفاده کنید. ترتیب ثبت نام آنها چگونه است؟
دستورالعمل ها
مرحله 1
اول ، باید روشن شود که مدیریت پرونده های شخصی برای سازمان ها یک سند اجباری نیست ، اما اگر تصمیم به استفاده از آن بگیرید ، باید طبق قوانین کار اداری هدایت شوید.
گام 2
وقتی کارمندی استخدام می شود ، مدیر یک دستور (دستورالعمل) در فرم شماره T-1 صادر می کند. بر اساس این سند ، یک کارت شخصی برای یک کارمند جدید تولید کنید (فرم شماره T-2).
مرحله 3
برای پر کردن این فرم ، به اسناد زیر احتیاج دارید: گذرنامه ، دفتر کار ، گواهی ثبت نام (TIN) ، گواهی بیمه ، شناسه نظامی (در صورت وجود) ، گواهینامه یا مدرک دیپلم و سایر مدارک ، به عنوان مثال برای یک راننده - a گواهینامه رانندگی ، برای آشپزها - یک کتاب پزشکی ، و غیره
مرحله 4
از کلیه اسناد فوق کپی بگیرید و آنها را به ترتیب زمانی در یک پرونده شخصی بایگانی کنید. این بایگانی در بخش پرسنل یا بخش حسابداری ذخیره می شود ، هر گونه تغییر فقط توسط افراد مسئول ایجاد می شود. اما به خاطر داشته باشید که کتاب کار در پرونده شخصی موجود نیست ، بلکه باید آن را جداگانه در صندوق امانات یا زیر قفل نگه دارید. افراد مسئول در مورد ایمنی این اسناد با دستور جداگانه ای منصوب می شوند.
مرحله 5
تمام اسناد موجودی را فهرست کنید ، در ستون ویژه "پیوست ها" تغییراتی ایجاد کنید. همچنین شامل شماره سریال اسناد ، تعداد برگهای هر یک از آنها و تاریخ دریافت است.
مرحله 6
برخی از اسناد موجود در پرونده شخصی ، پرسشنامه ، زندگینامه ، توضیحات کتبی و هرگونه اظهارنظر است. به یاد داشته باشید که بایگانی به خود کارمند منتقل نمی شود و حتی در صورت لزوم ، کارمند می تواند پرونده شخصی را فقط در حضور مسئول مشاهده کند.
مرحله 7
پس از تشکیل پرونده ، صفحه جلد را کامل کنید. برای این کار ، در مرکز در وسط ، شماره سریال این بایگانی ، نام سازمان ، موقعیت کارمند و همچنین نام کامل وی را بنویسید.
