حفظ اسناد و مدارک ویژه بخشی جدایی ناپذیر از بخش پرسنل یک شرکت است. در عین حال ، پرونده شخصی برای هر کارمند اجباری است. در آینده ، پرونده های شخصی در پوشه های خاصی بایگانی می شوند.
ضروری است
- - اسناد شخصی کارمند ؛
- - لیست اسناد ؛
- - پوشه ای برای پرونده شخصی.
دستورالعمل ها
مرحله 1
بلافاصله پس از استخدام شروع به ثبت یک پرونده شخصی برای یک کارمند کنید. هیچ فرم واحدی برای تشکیل پرونده وجود ندارد ، بنابراین می توانید آن را خودتان بسازید. کپی گذرنامه کارمند ، گواهی بیمه بازنشستگی ، گواهی TIN و سایر اسناد شخصی را در صورت لزوم مانند گواهی پزشکی و گواهینامه رانندگی ایجاد کنید.
گام 2
برای پرونده شخصی خود پوششی طراحی کنید. نام سازمان خود را مطابق با اسناد تشکیل دهنده مشخص کنید ، شماره سریال پرونده و تاریخ تنظیم آن را قرار دهید. همچنین می توانید مدت قرارداد کار با کارمند را بنویسید. جا برای یادداشت های مربوط به اخراج ، انتقال و غیره بگذارید. در مرکز پوشش ، نام خانوادگی ، نام و نام خانوادگی کارمند را به طور کامل ، موقعیت او قرار دهید.
مرحله 3
صفحه اول پرونده شخصی باید حاوی موجودی اسناد موجود کارمند باشد. بهتر است موجودی کالا به صورت الکترونیکی تدوین شود. حتما نام کارمند مجاز و تاریخ موجودی کالا را ذکر کنید. اطلاعات مربوط به اسناد موجود را می توان در قالب یک جدول قرار داد ، تعداد هر یک را ذکر کرد و یادداشت های لازم را نوشت. در پایین موجودی کالا باید امضاهای کامپایلر و کارمندی که پرونده شخصی برای آنها در حال تنظیم است وجود داشته باشد. کپی اسناد موجود را پس از لیست پیوست کنید. به دنبال آن کلیه مقالات مربوط به گردش کار ، به عنوان مثال ، یک دستور تعطیلات ، توافقات مربوط به تغییر در قرارداد کار و غیره.
مرحله 4
پرونده شخصی خود را در پوشه بایگانی قرار دهید. این اسناد باید توسط یک متخصص پرسنل یا مدیر شرکت تحت دسترسی محدود به داده ها نگهداری شود. کارمندان می توانند با توافق با مدیر و تحت رسید شخصی ، هر یک از مدارک را در یک پرونده شخصی دریافت کنند. هنگام اخراج یا انتقال کارمندی ، پرونده شخصی به بایگانی ویژه ای درباره کارمندان سابق شرکت منتقل می شود.
