اسناد مهم - قراردادها ، فاکتورها ، اقدامات - باید برای مدت طولانی در شرکت نگهداری شوند. برای برخی از اوراق بهادار ، این مدت پنج یا حتی ده سال است. برای جلوگیری از چروک شدن یا گم شدن اسناد ، باید به درستی بایگانی و بایگانی شود.
ضروری است
- - پوشه ها - چسب؛
- - پرونده های شفاف - جیب ها.
دستورالعمل ها
مرحله 1
برای ثبت قرارداد ، منتظر بمانید تا توسط طرف های ذینفع امضا شود. از مدیران عامل هر دو طرف امضا بگیرید و مهر آنها را بچسبانید. سپس نسخه هایی از سند را تهیه کرده و به همه افراد درگیر ارائه دهید.
گام 2
به قرارداد شماره بدهید. باید حاوی اعداد و حروف باشد. به عنوان مثال ، 123-AB. تعداد امضای سند را وارد کنید.
مرحله 3
یک ثبت قرارداد ایجاد کنید. شماره سند ، تاریخ امضا و شخصیت حقوقی را که به آن تعلق دارد ، در آنجا وارد کنید. اعداد باید به ترتیب بسته شوند ، بسته به زمان امضای قرارداد.
مرحله 4
اگر چندین شرکت حقوقی در شرکت وجود دارد ، هر مجله قراردادی باید مختص خود باشد. با این کار از سردرگمی جلوگیری می شود.
مرحله 5
قرارداد را در یک پرونده جداگانه قرار دهید. اگر چندین قرارداد وجود دارد ، همه چیز را در یک جیب بگذارید. با این کار مقایسه اسناد و در صورت لزوم یافتن آنها آسان تر خواهد شد.
مرحله 6
پرونده را درون کلاسور قرار داده و با نگهدارنده های مخصوص آن را محکم کنید. آن را محکم پر نکنید ، اسناد چروک می شوند. شخصیت حقوقی را که در ستون فقرات پوشه قرار دارد ، اسنادی که در آن ذخیره شده است و همچنین سال امضای آنها را بنویسید.
مرحله 7
پس از انقضا سه سال ، پوشه های دارای قرارداد می توانند به انبار ارسال شوند. آنها را در جعبه های مقوایی تا کنید و در محلی که رطوبت در آن نباشد قرار دهید. بر روی بسته بندی ، شخصیت حقوقی مربوط به اسناد و سال انعقاد قرارداد را نیز نشان دهید.
مرحله 8
فاکتورها و اعمال به همان روشی که در قراردادها ثبت می شود. اما بهتر است به جای ثبت اسناد کاغذی ، یک ثبت الکترونیکی داشته باشید. به عنوان مثال ، در برنامه "1C: حسابداری". می توانید به صورت رایگان از اینجا بارگیری کنید: https://mihsoft.narod.ru/soft_p/1c8.html. به شما این امکان را می دهد که نه تنها سوابق مربوط به همه اوراق بهادار را حفظ کنید ، بلکه همچنین می توانید عملیات مختلفی را با آنها انجام دهید - چاپ نسخه های اضافی ، اصلاح اشتباهات و غیره
