ثبت اسناد برای ارسال به بایگانی پس از پایان سال انجام می شود. بنابراین ، اسناد برای ذخیره سازی در ارتباط با قوانین تعیین شده آماده می شوند. بسته به زمان ذخیره سازی ، و همچنین ارزش اسناد ، پرونده ها به طور کامل یا طبق یک سیستم ساده تکمیل می شوند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
لیستی از پرونده های اسناد ذخیره سازی موقت (حداکثر تا 10 سال) تهیه کنید. صحت شکل گیری پرونده را بررسی کنید (آیا اسنادی با دوره نگهداری دائمی وجود دارد). موارد را در پوشه ها بگذارید ، آنها باید مطابق با نام پرونده ها سیستم بندی شوند و نیازی به شماره گذاری نیستند. پرونده ها با توجه به نام پرونده ها به بایگانی تحویل داده می شوند.
گام 2
برای موارد ذخیره سازی طولانی مدت (بیش از 10 سال) ، موارد زیر انجام می شود:
1. صحافی کیس (در پوشه ای سخت یا پوششی با نخ محکم در چهار سوراخ و یا قابل اتصال).
2. شماره گذاری ورق ها (با استفاده از یک مداد گرافیتی سیاه در گوشه بالا سمت راست ، بدون دست زدن به متن سند).
3. تهیه یک کتیبه گواهینامه (نشان می دهد که تعداد ورق ها چطور است ، آیا خسارت ، نشانه و تاریخ وجود دارد).
4. تهیه فهرست موجودی اسناد (برای پرونده هایی که دارای اسناد به خصوص ارزشمند ، پرونده های شخصی ، قضایی و تحقیقاتی و غیره هستند). در پایان موجودی کالا ، تعداد اسناد موجود در پرونده و تعداد برگ های موجودی را نشان دهید.
5. ثبت تمام جزئیات جلد پرونده (نام م institutionسسه ، واحد ساختاری ، نمایندگی روحانی پرونده ، عنوان پرونده ، ماندگاری پرونده).
مرحله 3
برای اسناد ذخیره سازی دائمی یا طولانی مدت موجودی داشته باشید. این شماره باید شامل شماره پرونده فرد باشد و همچنین محتوای و ترکیب آن را در عنوان مورد فاش کند. موجودی کالا همچنین باید دوره نگهداری پرونده را نشان دهد. تعداد موارد و تعداد موارد اول و آخر ، علامت و تاریخ را مشخص کنید. برای پرونده های پرسنل موجودی جداگانه ای تهیه می شود.
مرحله 4
پرونده های آماده شده را به بایگانی ارسال کنید. منشی بایگانی در حضور شما تعداد پرونده ها را با توجه به نام یا موجودی بررسی می کند ، کتیبه ای تأیید می کند ، تعداد موارد گمشده را علامت گذاری می کند ، تاریخ پذیرش و انتقال پرونده ها را تعیین می کند. موجودی کالا توسط امضاهای افرادی که انتقال و پذیرش پرونده ها را انجام داده اند ، تأیید می شود.
