ذخیره مناسب اسناد از عناصر مهم کار اداری است. قبل از ارسال مقالات به بایگانی ، باید آنها را چشمک زد. برای این کار ، شما باید قوانین اساسی برای بایگانی موارد را بدانید.
لازم است
- - اوول ؛
- - سوزن؛
- - موضوع خشن ؛
- - چسب.
دستورالعمل ها
مرحله 1
با استفاده از مداد سربی مشکی ، تمام ورق ها را شماره گذاری کنید. شماره در گوشه بالا سمت راست قرار می گیرد. اسناد را به ترتیب زمانی قرار دهید و از قدیمی ترین آنها شروع کنید. اگر پاکت نامه هایی با اسناد پیوست وجود دارد ، باید پاکت را شماره گذاری کرده و سپس هر سندی را در آن شماره گذاری کنید.
گام 2
تمام گیره های کاغذ و سایر قطعات فلزی را بردارید. اگر سند شما حاشیه پرونده ندارد ، یک قطعه کاغذ را به آن بچسبانید. با قرار دادن چهار سوراخ و قرار دادن آنها در پوشش مقوا ، تمام کاغذها را برای دوخت آماده کنید.
مرحله 3
بسته های اسناد را باید با یک گیره بست ، با سوراخ سوراخ کرد و یا با دستگاه خاصی برای دوخت اسناد سوراخ کرد. بدون برداشتن گیره ها ، کاغذها را با یک سوزن بلند با استفاده از نخ درشت ، ریسمان یا نوار بدوزید.
مرحله 4
برای دوخت صحیح ، لازم است که سوزن را از سمت پشت به سوراخ دومین پشت سر هم رد کنید ، سوزن را از کنار پشت عبور داده و دوباره به سوراخ دوم برگردانید. پس از آن ، سوزن باید به طرف جلو آورده شود و سوراخ دوم باید دوخته شود ، اما در حال حاضر از بالا. نخ را از پشت بیرون کشیده و دو انتهای آن ثابت می شود تا دم نخ با کاغذ (کاغذ ردیابی) مهر و موم شود.
مرحله 5
مهر سازمان روی کاغذ چسبانده شده به تارها گذاشته می شود و مقامات (مدیر ، رئیس حسابدار) نیز امضا می کنند. روی جلد مقوا ، موجودی اسناد چسبانده شده است که در یک بسته نرم افزاری ثبت می شوند. این باید نام سازمان و واحد ساختاری آن را مشخص کند ، تاریخ را ذکر کند ، در صورت تصویب در سازمان شما ، دوره ذخیره سازی اسناد و کد بایگانی را نشان می دهد.
