کار هر بنگاه اقتصادی بدون کارمند غیرممکن است. به عنوان یک قاعده ، برای ساده سازی حسابداری از حرکات پرسنل ، برخی از کارفرمایان از پرونده های به اصطلاح شخصی در طول فعالیت های تجاری خود استفاده می کنند. به طور کلی ، مفهوم "پرونده شخصی" به معنای نوعی بایگانی است که شامل تمام داده های شخصی مربوط به یک کارمند شاغل است. استفاده از چنین سیستم حسابداری برای اشخاص حقوقی لازم نیست ، اما برای م institutionsسسات دولتی ، پرونده های شخصی موارد اجباری است.
دستورالعمل ها
مرحله 1
به عنوان یک قاعده ، هنگام درخواست یک کار ، یک کارمند یک درخواست برای استخدام می نویسد. شما ، موافقت می کنید که او را برای این سمت بپذیرید ، یک دستور (دستور) برای پذیرش تنظیم می کنید. بعد ، کپی همه اسناد را تهیه کنید ، به عنوان مثال از گذرنامه ، از سند ازدواج و غیره.
گام 2
در این مرحله ، یک پرونده شخصی تشکیل دهید. لطفا توجه داشته باشید که برای هر کارمند باید پوشه های جداگانه ایجاد شود. از کلیه سفارشات مانند سفارش شغلی کپی تهیه کنید. شما همچنین به نسخه هایی از کتاب کار ، سند آموزش ، یعنی همه نسخه های اسنادی که برای کارمند در دسترس دارید ، نیاز خواهید داشت.
مرحله 3
پس از تهیه همه نسخه ها ، آنها را بایگانی کنید. لطفا توجه داشته باشید که این مورد با کار شما افزایش می یابد. به این معنا که اگر دستوراتی علیه این کارمند صادر شده است ، به عنوان مثال دستور ارتقا، سطح ، دستور انتصاب یک فرد مسئول ، دستور اعطای مرخصی و غیره ، در این صورت باید نسخه هایی از آنها را تهیه کنید و آنها را به پرونده شخصی شما به ترتیب زمانی … این مربوط به کلیه اسناد منابع انسانی در رابطه با کارمند است.
مرحله 4
یک موجودی داخلی تهیه کنید تا بتوانید به راحتی با محتویات پرونده آشنا شوید. همچنین به ترتیب زمانی پر می شود. تمام اسناد موجودی باید دارای یک شماره سریال ، تاریخ تدوین ، عنوان ، تعداد برگها و احتمالاً نوعی یادداشت باشد.
مرحله 5
پرونده های شخصی کارمندان باید توسط شخصی که به دستور رئیس منصوب شده است ، نگهداری شود. اصلاحات فقط با دست این مسئول مجاز است و اطلاعات فقط در حضور این شخص قابل مشاهده است.
مرحله 6
هنگام اخراج یک کارمند ، پرونده شخصی او را ببندید ، یعنی خلاصه کنید ، برگه ها را شماره گذاری کنید ، کل صفحات را بنویسید ، همه چیز را بدوزید و به بایگانی سازمان ارسال کنید ، در حالی که لیست تحویل را تکمیل می کنید.
