پرونده شخصی کارمند اطلاعاتی است که تمام مراحل ارتباط بین کارمند و سازمان را منعکس می کند. توسط یک نهاد پرسنلی یا یک مقام خاص مجاز تشکیل (نگهداری و رسمی می شود). تهیه یک پرونده شخصی مطابق با قوانین فعلی نگهداری سوابق ضروری است.
ضروری
- پوشه "پرونده شخصی" ؛
- اسناد کارکنان (یا نسخه های آنها) ؛
- خودکار؛
- سوراخ کننده سوراخ
دستورالعمل ها
مرحله 1
پرونده شخصی پس از انتشار دستور در مورد انتصاب یک کارمند در یک سمت شروع می شود.
گام 2
پرونده شخصی شامل: موجودی داخلی اسناد ؛ پرسشنامه و برگه شخصی سوابق پرسنل ؛ خلاصه؛
کپی اسناد آموزشی (و کلیه گواهینامه های صلاحیت) کارتهای شناسایی؛ گواهینامه ها و سایر اسناد تأیید کننده تغییر در داده های شخصی کارمند (کپی سند ازدواج ، TIN ، گواهی بیمه ، شناسنامه فرزندان) ؛ قرارداد مسئولیت کپی از کلیه سفارشات قرار ملاقات ، انتقال ، مشوق ها ، سفرهای کاری ، تعطیلات و غیره. قرارداد کار (قرارداد) داده های تایید مجدد مشخصات.
تمام این اسناد (یا نسخه های آنها) باید در یک پوشه ثبت شوند.
مرحله 3
در موجودی داخلی ، ذکر کلیه اسنادی که در یک پرونده شخصی ثبت شده اند ، ضروری است. اسناد با در دسترس قرار گرفتن به ترتیب زمانی ثبت می شوند. در ستون "یادداشت" موجودی داخلی ، نشان داده شده است که اسناد پس گرفته می شوند یا نسخه های اصلی جایگزین آنها می شوند. موجودی داخلی توسط کارمندی که آن را تنظیم کرده است ، امضا می شود ، نام خانوادگی ، نام ، نام خانوادگی و تاریخ تدوین را نشان می دهد.
مرحله 4
ورودی هایی که به پرونده شخصی وارد می شوند با قلم آبنما یا قلم توپی به رنگ سیاه ، آبی یا بنفش نوشته می شوند ، اصلاحات مجاز نیستند.
مرحله 5
برگه های پرونده شخصی کارمند و موجودی داخلی او جداگانه شماره گذاری می شود.
مرحله 6
هنگام بستن پرونده شخصی ، باید بیانیه و دستور اخراج کارمند را تنظیم کنید.
مرحله 7
آنها پرونده های شخصی را در گاوصندوق یک سازمان یا بنگاه اقتصادی نگهداری می کنند. آنها فقط برای گروه خاصی از کارمندان که به اطلاعات پرسنل دسترسی دارند ، برای استفاده شخصی صادر می شوند.
مرحله 8
پرونده های شخصی کارمندان اخراج شده به مدت 75 سال به ذخیره بایگانی منتقل می شود. پرونده های شخصی مدیران شرکت برای همیشه نگهداری می شود.
