در روند کار ، روسای سازمان ها باید سوابق خود را ثبت کنند. این شامل پرسنل ، حسابداری و حسابداری مالیاتی است. به راحتی می توان فهمید که این امر به معنای حجم نسبتاً زیادی از اوراق بهادار و در نتیجه اطلاعات است. برای جلوگیری از سردرگمی در داده ها ، برنامه ریزی صحیح برای نگهداری اسناد و مدارک ضروری است.
دستورالعمل ها
مرحله 1
اگر سازمان بزرگ است ، توصیه می شود برای هر سایت یک کارمند استخدام کنید. بگذارید بگوییم که یک کارمند برای ثبت اسناد پرسنل ، دیگری یا حتی چندین نفر برای حسابداری مورد نیاز است. در شرح وظایف ، مسئولیت های هر فردی که در ایالت شما کار می کند را به روشنی بیان کنید. اول از همه ، یک بند در مورد نحوه ثبت سوابق بگنجانید.
گام 2
اگر می خواهید پس انداز کنید ، می توانید اسناد را خودتان نگه دارید. برای سوابق پرسنلی ، چندین پوشه و یک دفترچه یادداشت خریداری کنید. پوشه ها برای گروه بندی اسناد مورد نیاز است. به عنوان مثال ، می توانید برای کارمندانی که در حال حاضر در سازمان مشغول به کار هستند ، پوشه ای ایجاد کنید. پوشه دیگری برای بایگانی مورد نیاز است. برای سهولت در یافتن اطلاعات ، داده ها را در یک دفترچه یادداشت کنید. فرض کنیم آنها کارمندی استخدام کردند. در دفترچه یادداشت ، اطلاعات مختصری درباره او بنویسید ، همچنین پوشه ای را که می توانید اطلاعات دقیق تری در آن پیدا کنید ، نشان دهید.
مرحله 3
برای دریافت اسناد به روز شده حتماً با ما در ارتباط باشید. برای هر کارمند ، شما باید کارت شخصی صادر کنید ، تمام اطلاعات مربوط به کار را اینجا وارد کنید. به عنوان مثال ، یک کارمند به تعطیلات رفته است ، این اطلاعات را روی کارت بنویسید. همچنین باید ماهانه یک جدول زمانی را پر کنید.
مرحله 4
حسابداری پیچیده تر و زمان بر است. برای انجام آن ، شما نیاز به دانش خاصی دارید. حتماً تغییرات قانون را دنبال کنید. اسناد باید در پوشه ها باشد ("توافق نامه ها" ، "بانک" ، "دفتر نقدی" ، "فاکتورهای صادر شده" ، "فاکتورهای دریافت شده" ، "گزارش های پیشرفته" و غیره). همه اسناد باید به ترتیب زمانی تنظیم شوند. شما باید تعدادی بایگانی را با مهر و امضا شماره گذاری کنید ، کوک بزنید و آنها را تأیید کنید. چنین اسنادی شامل دفتر نقدی ، دفتر فروش ، خرید و غیره است.
