برای نوشتن یادداشت برای رئیس ، ابتدا باید دلیل قانع کننده ای برای این یادداشت بیابید که در صورت لزوم ، صحت آن را می توان با کمک اسناد ، شهادت شخص ثالث ، ضبط در رسانه های صوتی یا تصویری به راحتی اثبات کرد. در مرحله بعدی ، باید مشخص کنید که این گزارش به چه کسی خطاب خواهد شد ، یک مقام خاص را انتخاب کنید که برای حل اوضاع درگیری و نظارت بر تخلفات در تیم مجاز باشد. در عین حال ، توصیه می شود اطمینان حاصل کنید که این مقام مسئول به هر دلیل شخصی با رئیسی که گزارش برای او آماده می شود ، همدردی نمی کند. در این حالت ، یک مقام دیگر باید انتخاب شود ، در غیر این صورت اثر گزارش برعکس آنچه انتظار می رفت خواهد بود. نکته مهم در ارائه یادداشت تصمیم در مورد ناشناس بودن یا تألیف آزاد آن است. آخرین مرحله انتقال یادداشت به مخاطب و اطمینان از مطالعه آن است.
ضروری است
گزارش بر روی کاغذ یا دیجیتال ، رسمی ، شواهد اتهامات مندرج در گزارش
دستورالعمل ها
مرحله 1
گزارش ناشناس به رئیس بدون ارائه شواهدی از گناه وی اغلب توسط مقامات بالاتر تحت مراقبت رها می شود ، بنابراین ، برای ارائه صحیح گزارش ، نه تنها داشتن اطلاعات دقیق در مورد تخلفی که رخ داده است ، بلکه تهیه آن نیز ضروری است. شواهد و مدارک. از هرگونه اسناد اعم از کاغذی و الکترونیکی ، عکس ، فیلم و ضبط صدا به عنوان مدرک استفاده کنید. از شهادت همکاران به عنوان دلیل اصلی استفاده نکنید ، زیرا تحت فشار رئیس ، مردم ممکن است از شهادت علیه او خودداری کنند.
گام 2
جدول کارکنان را تجزیه و تحلیل کنید تا مشخص کنید کدام یک از مدیران ارشد گزارش این رئیس را جالبتر می دانند. در سازمانهای بزرگ ، این ممکن است مدیریت نباشد ، اما به عنوان مثال یک شورای سهامداران یا یک سازمان کنترل کننده باشد. در بعضی موارد ، برای اطمینان از موفقیت یادداشت ، بهتر است چندین مخاطب را انتخاب کنید: رئیس بخش ، سرویس امنیتی شرکت ، بخش پرسنل و شورای سهامداران.
مرحله 3
بررسی کنید که آیا رئیس و مخاطب گزارش روابط نزدیک ، صمیمی یا صمیمی دارند ، در غیر این صورت خطر از دست دادن نه رئیس ، بلکه شغل وجود دارد.
مرحله 4
بررسی و تجزیه و تحلیل اینکه آیا ارائه گزارش خود به صورت ناشناس یا آشکار مفید است؟ گمنامی یک مزیت نسبتاً بحث برانگیز را فراهم می کند: از انتقام احتمالی رئیس محافظت می کند. اما فراموش نکنید که یافتن نویسنده یادداشت کار چندان دشواری نیست. در صورت ناشناس ماندن ، ممکن است یادداشت به سادگی به مخاطب نرسد. به عنوان مثال ، منشی به سادگی آن را دور ریخته یا از پست الکترونیکی به عنوان هرزنامه حذف خواهد کرد.
مرحله 5
اگر یادداشت به طور علنی ثبت شود ، این تضمین هایی است که قطعاً به مخاطب می رسد. هنگام ارائه یادداشت کاغذی ، از مقام یا منشی او بخواهید نسخه ای از دریافت سند را امضا کند. هنگام ارسال یادداشت به صورت ایمیل ، حتماً اهمیت نامه را بالا برده ، یک رسید خواندن را درخواست کنید و در خط موضوع نامه بنویسید که پیام حاوی اطلاعاتی است که برای عملکرد سیستم بسیار مهم است. شرکت، پروژه.
