برخی از سازمان ها از نامه های تجاری در کار خود استفاده می کنند. یکی از آنها نامه تأیید است. جهت تأیید دریافت هرگونه مواد ، اطلاعات و سایر اسناد ارسال می شود. به صورت کتبی و به هر شکلی تهیه می شود. روش تدوین این نامه چگونه است؟
دستورالعمل ها
مرحله 1
نامه تأیید را روی سربرگ سازمان بنویسید ، البته لازم نیست ، اما بهتر خواهد بود. در گوشه بالا سمت راست ، جزئیات سازمان خود را مشخص کنید ، در زیر بنویسید که این سند برای چه کسی خطاب شده است ، به عنوان مثال مدیر کل Vostok LLC Ivanov Ivanovich.
گام 2
بسیاری از سازمان ها پیام های ورودی / خروجی را در سیاهههای مربوط ثبت می کنند ، بنابراین توصیه می شود شماره سریال مکاتبات و تاریخ تدوین را ذکر کنید. برای همان جزئیات مخاطب نیز یک خط خالی بگذارید.
مرحله 3
بعد ، در مرکز ، عنوان ، یعنی موضوع نامه را نشان دهید ، به عنوان مثال ، در مورد افزایش قیمت خدمات. پس از آن ، نام یا موقعیت شخصی را که متقاضی آن هستید بنویسید ، به عنوان مثال آقای ایوانف عزیز. به یاد داشته باشید که هیچ اختصاری مجاز نیست.
مرحله 4
سپس هدف نامه را بنویسید ، مثلاً "ما به شما اطلاع می دهیم لیست قیمت شما را خوانده ایم و آماده همکاری در آینده هستیم".
مرحله 5
در زیر قسمت اصلی نامه است ، اما لازم نیست. در اینجا می توانید شرایط را مشخص کنید ، به عنوان مثال ، هنگام موافقت با همکاری و سایر اطلاعات.
مرحله 6
بعدی قسمت پایانی نامه تأیید است که محتوای آن به میزان آشنایی شما با مخاطب بستگی دارد ، این می تواند عباراتی باشد: "با احترام …" ، "با احترام با شما …" یا "با بهترین آرزوها… ".
مرحله 7
پیوست ها را می توان به نامه تأیید رساند ، به عنوان مثال ، نمودارها ، هر گونه محاسبات. این کار به این منظور انجام می شود که نامه را با اطلاعات غیرضروری شلوغ نکنید و خواندن آن آسان باشد. در متن ، شما فقط باید به این منابع مراجعه کنید.
مرحله 8
در انتهای نامه ، رئیس باید امضا و مهر سازمان را قرار دهد. نامه تجارت خود را از طریق پست ارسال کنید یا آن را شخصاً تحویل دهید. برخی از افراد از ایمیل برای این کار استفاده می کنند که به طور قابل توجهی باعث صرفه جویی در وقت می شود.
