قوانین آداب معاشرت ایجاب می کند نامه های دریافتی از همکاران و شرکا را بی پاسخ نگذارید. نقش ویژه ای در مکاتبات رسمی متعلق به نامه تأیید است. این سند توافق نامه های اولیه ، حقایق دریافت و انتقال هرگونه اطلاعات ، تمایل به شرکت در یک رویداد خاص و غیره را رفع می کند. برای هر نوع نامه تأیید عبارات کلیدی کاملاً مشخصی وجود دارد.
دستورالعمل ها
مرحله 1
برای نوشتن نامه تأیید فرم استاندارد A4 را تهیه کنید. در گوشه بالا سمت چپ ، حتماً اطلاعات مربوط به سازمان خود را قرار دهید: نام کامل ، آدرس قانونی با کد پستی ، شماره های تماس ، شماره ثبت اولیه ایالت (OGRN) و سایر اطلاعات. در گوشه بالا سمت راست ، داده های مخاطب را نشان دهید: نام سازمان گیرنده ، موقعیت ، نام خانوادگی و حروف اول شخصی که نامه تأیید برای او ارسال می شود ، آدرس پستی کامل.
گام 2
عنوان ایمیل خود را فرموله کنید. این کار شناسایی آن را برای گیرنده آسان تر کرده و سازماندهی آن را در بایگانی سازمان شما سهولت می بخشد. عنوان باید کوتاه و آموزنده باشد ، به عنوان مثال: "هنگام دریافت توافق نامه تأمین از LLC" NNN "یا" در مورد تأیید حضور در سمینار 2002/02/2 ". عنوان مربوط به سمت چپ را در زیر جزئیات سازمان خود تایپ کنید.
مرحله 3
2-3 خط از عنوان خارج شده و پیامی را برای مخاطب تایپ کنید. از فرم استاندارد آدرس رسمی برای شرکای تجاری استفاده کنید: "ایوان ایوانویچ عزیز!" یا "آقای ایوانف عزیز!"
مرحله 4
در قسمت اصلی نامه تأیید ، به طور خلاصه این واقعیت را توضیح دهید که سازمان شما هرگونه اسناد ، کالاها ، خدمات را از مخاطب دریافت کرده است. این عبارت باید به صورت لاکونیک باشد و بیش از 1-2 جمله نباشد: "AAA LLC دریافت 2 (دو) نسخه از توافق نامه تأمین تاریخ 12.02.2011 شماره 34 را تأیید می کند".
مرحله 5
اگر نامه موافقت نامه های قبلی را تأیید کرد ، لازم است ماهیت آنها را به طور خلاصه شرح دهید. به عنوان مثال ، مکالمه ای بین مدیران کل بنگاه ها صورت گرفت که در آن آنها قصد خود را برای همکاری متقابل متقابل داشتند ، که در جریان مذاکرات در تاریخ 29 ژانویه 2010 حاصل شد. لطفا اسناد لازم برای انعقاد قرارداد را ارسال کنید."
مرحله 6
نامه تأیید را با عبارتی ابراز تشکر و امید به همکاری طولانی مدت به پایان برسانید. در صورت لزوم ، می توانید اطلاعات یا مدارک دیگری را در پایان نامه درخواست کنید: "ما شرکت خود را در سمینار مشکلات زیست محیطی در تاریخ 23 مه 2008 تأیید می کنیم. لطفاً پرسشنامه شرکت کننده را به آدرس ما ارسال کنید."
مرحله 7
نامه را کپی کنید و با رئیس سازمان امضا کنید. شما یک نسخه را از طریق پست الکترونیکی برای مخاطب ارسال می کنید ، نسخه دوم - برای ذخیره سازی در بایگانی خود قرار دهید.
