هنگام برقراری ارتباط با شرکا ، تأمین کنندگان ، کارمندان ، مشتریان ، از یک نامه تجاری در شرکت ها استفاده می شود. این سند در ایجاد تصویر مثبت از شرکت نقش مهمی دارد. بنابراین ، لازم است نامه تجاری را به طور صحیح ، شایسته ، واضح و همچنین به سادگی و به راحتی تنظیم کنید. باید آموزنده باشد و هدفی را دنبال کند که سازمان باید از گیرنده دریافت کند. برای درک اینکه نامه تجاری چیست ، باید نگاه دقیق تری به ساختار آن داشته باشید.
در گوشه سمت راست نامه تجارت خود ، آرم شرکت خود را قرار دهید. اگر شرکتی آن را ندارد ، نام سازمان را بنویسید ، همچنین آدرس قانونی و مشخصات اجباری آن را که به طور معمول در مهر موجود است ، بنویسید. اینها TIN ، KPP ، حساب جاری ، حساب خبرنگار ، BIK و سایر اطلاعات مربوط به حساب و بانکی است که در آن افتتاح شده است.
در صورت ارسال نامه تجاری به شخص خاص ، پس از آرم و مهر شرکت ، اطلاعات شخصی گیرنده را وارد کنید. وقتی سند خطاب به شرکت است ، نام آن ، آدرس مکان را بنویسید.
در وسط برگه باید درخواست گیرنده را بنویسید. اگر این نامه خطاب به شخص خاصی است ، مثلاً اینگونه بنویسید: "عزیز پتر افرموویچ!" هنگام ارسال نامه به یک شرکت ، گزینه زیر امکان پذیر است: "شرکای عزیز!" لطفا توجه داشته باشید که هنگام خطاب قرار دادن مخاطب ، کلمات نمی توانند کوتاه شوند. اگر نامه شخصی است ، می توانید آن را اینگونه بنویسید: "عزیز یوری آلبرتوویچ!"
در متن یک نامه تجاری ، ابتدا وقایعی را بنویسید که باعث ایجاد یک وضعیت خاص شده اند. بعد ، هدف نامه را نشان دهید. این قسمت از سند را با دقت در نظر بگیرید. واضح است ، به طور خلاصه ، به زبان قابل دسترسی ، ادعا ، دعوت ، درخواست ، پیشنهاد ، پاسخ ، تبریک ، درخواست یا هدف دیگری را بنویسید که شما را به نوشتن نامه تحریک کرده است.
سپس نامه تجارت را خلاصه کنید ، یعنی نتیجه ای را که می خواهید از مخاطب دریافت کنید بنویسید. اگر به عنوان مثال شریک زندگی خود را به ارائه کالاها دعوت می کنید ، باید موارد زیر را ذکر کنید: "ما امیدواریم که از نمایشگاه بازدید کنید ، محصول مناسب را انتخاب کنید."
در برخی موارد ، اسناد به نامه تجارت پیوست می شوند. اگر مثلاً شریک زندگی خود را به یک نمایشگاه دعوت می کنید ، حتماً دعوت کننده این رویداد را به گیرنده ارائه دهید.
نامه تجاری خود را به درستی تکمیل کنید. به طور کلی پذیرفته شده است که شما باید کلمات را بنویسید: "با احترام …" ، و سپس اطلاعات شخصی و تماس های شخصی را که سند از طرف وی تنظیم شده است نشان دهید.
