مکاتبات تجاری ویژگی هایی دارد که آن را از پیام های خصوصی متمایز می کند. سبک رسمی ارتباطات ، آدرس دهی با نام و نام خانوادگی ، پیروی از قوانین هجی و علائم نگارشی اساس یک نامه تجاری صحیح است.
دستورالعمل ها
مرحله 1
بهتر است نامه را با عبارت "عزیز (ها) …" شروع کنید. اگر نیاز به تماس با شخصی دارید که دارای رتبه بالاتری است ، حتماً این کار را با نام و نام خانوادگی انجام دهید. با برقراری ارتباط آسان در زندگی ، باید لحن رسمی مکاتبات تجاری را حفظ کنید. اگر ناگهان نامه ها به مدیرعامل برسد ، او با دیدن سلامی مانند "هی ، داداش" به طرز ناخوشایندی تعجب می کند.
گام 2
هنگام خطاب به یک نفر ، با یک حرف بزرگ بنویسید: شما ، شما ، مال خود ، شما و غیره منابع متعدد همیشه حروف کوچک هستند.
مرحله 3
لحن نامه باید جدی و محرمانه باشد. عمیق به شرح دقیق گردش کار نپردازید ، تا اینجا بنویسید. با گفتن جزئیات موردنیاز او ، وقت گرانبها را از گفتگو نگیرید.
مرحله 4
هنگام نوشتن از قلم های استاندارد و رنگ مشکی استفاده کنید. خواندن متن رنگین کمان آسان نیست. اگر می خواهید عبارتی را برجسته کنید ، مقابل آن بنویسید "توجه شما را جلب می کنم که …".
مرحله 5
از شکلک ها استفاده نکنید. آنها فقط مربوط به مکاتبات دوستانه هستند. برای او ، بهتر است لحن طنز و عبارات عامیانه ("صابون" - ایمیل ، "برنامه نویس" - یک برنامه نویس ، و غیره) را ترک کنید.
مرحله 6
نامه خود را با بیان اصل مسئله شروع کنید. فقط پس از آن تمام سوالات خود را بپرسید.
مرحله 7
سعی کنید در 1/3 ورق A4 با قلم دوازدهم قرار بگیرید. خواندن حروف بزرگ به سختی انجام می شود. آنها غالباً تا انتها خوانده نمی شوند و یا از پاراگراف های کامل صرف نظر می شود. اگر لازم است مطالب زیادی را بنویسید ، اطلاعات را به چندین پیام تقسیم کنید.
مرحله 8
بهترین پایان نامه نامه تجاری "با احترام ، نام و نام خانوادگی". در صورت برقراری ارتباط از طریق ایمیل ، حتماً امضایی بنویسید که همراه همه حروف باشد. باید باشد:
- نام خانوادگی ، نام ، در صورت لزوم - نام خانوادگی ؛
- موقعیت
- نام شرکت؛
- آدرس؛
- تلفن؛
- اطلاعات اضافی - شعار ، آرزو و غیره ، اگر توسط سبک شرکت ارائه شود.
مرحله 9
علائم نگارشی و املا را بررسی کنید. اگر از ویرگول مطمئن نیستید ، جمله را به صورت دیگری بسازید یا آن را به دو قسمت تقسیم کنید. بهتر است یک کلمه مشکوک را با یک مترادف جایگزین کنید.
