برخی از شرکت ها برای چندین دهه مستندات دارند. برای جلوگیری از چروک شدن یا گم شدن کاغذهای مهم ، باید آنها را در پوشه های ساخته شده از مقوا یا پلاستیک سخت وارد کنید. به هر قرارداد یک شماره جداگانه برای شناسایی بدهید.
دستورالعمل ها
مرحله 1
برای سهولت یافتن قرارداد مورد نظر ، کتاب سوابق را نگه دارید. به سند شماره دهید و آن را در این مجله وارد کنید. علاوه بر شماره ، تاریخ قرارداد را وارد کنید. ورودی در مجله باید به این شکل باشد: 1. قرارداد شماره 123TP مورخ 22.02.2011. در یادداشت ها ، در صورت نیاز به اسناد و مدارک شرکت ، می توانید اصل قرارداد را نشان دهید.
گام 2
اگر چندین شخصیت حقوقی در شرکت وجود دارد ، برای هر یک دفتر قرارداد جداگانه ایجاد کنید. در علامت گذاری خود از نمادهای مرسوم استفاده کنید. به عنوان مثال ، قراردادهای Masha and Bears OJSC را به عنوان 123MM بنویسید. و اوراق بهادار را از "سه خوک کوچک" ZAO با 123TP علامت گذاری کنید. اعداد را به منظور جلوگیری از سردرگمی اختصاص دهید.
مرحله 3
وقتی توافق نامه تمام مصوبات را امضا کرد ، توسط مدیران کل هر دو طرف امضا شد ، مهر و موم شده است ، می توان آن را در یک پوشه ثبت کرد پوشه هایی با پوشش سخت را انتخاب کنید - آنها امنیت اسناد را تضمین می کنند. هر شخص حقوقی به پوشه خاص خود نیاز دارد.
مرحله 4
قبل از ملحفه ها سوراخ سوراخ کنید و سوراخ های جدید را سوراخ کنید. سند را در یک پوشه قرار دهید و آن را با آنتن های ویژه ایمن کنید. یک قرارداد را با یک ورق خالی A4 از قرارداد دیگر جدا کنید.
مرحله 5
همچنین می توانید به روش دیگری قرارداد تنظیم کنید. این به پرونده های شفاف نیاز دارد. هر سند را در یک فایل جداگانه قرار دهید و آن را در یک پوشه پین کنید.
مرحله 6
قراردادهای زیادی را در یک پوشه ذخیره نکنید - آنها می توانند چروکیده شوند. پوشه باید به راحتی بسته شود ، ورق های جداگانه نباید بیرون باشند.
مرحله 7
برای نگهداری پوشه های دارای قرارداد ، یک قفسه جداگانه در کمد داشته باشید. در پوشه ، سال و شخصیت حقوقی صاحب اسناد را بنویسید. به شما این امکان را می دهد که در صورت لزوم مقالات مناسب را به سرعت پیدا کنید.
مرحله 8
نیازی به نگه داشتن پوشه های دارای قرارداد سه سال پیش در همه زمان ها نیست. آنها را در جعبه های مقوایی مرتب کنید ، سال و شخصیت حقوقی را که اسناد برای آن صادر شده امضا کنید. جعبه ها را به انبار بفرستید. یک مکان خشک برای ذخیره سازی انتخاب کنید. رطوبت برای کاغذ مضر است.
