پیچیدگی های مکاتبات تجاری برای بسیاری آشنا است. هنگام تهیه درخواست تجدیدنظر کتبی برای تأمین کنندگان خود ، حتی یک جزئیات را نباید از قلم انداخت. این روی یک نامه کاملاً مکتوب است که گاهی به چگونگی توسعه روابط بیشتر با شرکت بستگی دارد.
لازم است
- جزئیات شرکت
- جزئیات مخاطب؛
- مقررات شرکت در مکاتبات تجاری ؛
- قرارداد تحویل؛
- قانون فدراسیون روسیه (قانون مدنی).
دستورالعمل ها
مرحله 1
هنگام نوشتن نامه به یک تأمین کننده ، اولین قدم نوشتن یک تمبر است که مشخصات شرکت را نشان می دهد. یک نامه بدون چهره ممکن است هیچ تأثیری در مخاطب نداشته باشد. نام سازمان را به درستی پر کنید ، در صورت لزوم بخش و موقعیت شخصی را که با تأمین کننده تماس می گیرد بنویسید. مشخصات سازمان باید در ابتدا و انتهای نامه ذکر شود. باید یک آدرس حقوقی و فیزیکی ، شماره تلفن وجود داشته باشد. همچنین ، بنویسید که این نامه به چه کسی خطاب شده است.
گام 2
اطمینان حاصل کنید که همکاری بین سازمانها بر اساس کدام یک از مدارک معتبر است. بنابراین مخاطب به سرعت اسناد و مدارک لازم را پیدا کرده و آنچه را که در متن نامه گفته شده درک می کند.
مرحله 3
با مخاطب با احترام رفتار کنید ، اگر نام و نام خانوادگی را می دانید ، توصیه می شود مخاطب را به این صورت نام ببرید. اصل تجدیدنظر خود را در متن نامه قید کنید. تمام جزئیات لازم باید با جزئیات ، در تاریخ و حقایق شرح داده شود. نامه ها را با یک پیام دقیقاً درمورد آنچه شما از تأمین کننده می خواهید ، پایان دهید. به طور خاص و آدرس پذیر ، درخواست ، درخواست تجدیدنظر خود را بنویسید. مجاز به ابهام در موارد گفته شده غیرممکن است ، زیرا ممکن است یک واکنش نادرست به عبارات مبهم منجر شود.
مرحله 4
در انتهای متن مشترک شوید. تاریخ درخواست را وارد کنید ، امضا نیز لازم است. در اکثر موارد ، نامه به تأمین کننده توسط مهر یا مهر شرکت تأیید می شود. بعضی از سازمان ها آیین نامه ای دارند ، بررسی کنید آیا سازمان شما چنین آیین نامه ای را دارد یا خیر.
مرحله 5
دو نسخه از نامه را چاپ کنید تا متن و تاریخ نامه در هر زمان در دسترس باشد ، توصیه می شود نسخه ای از آن را در اسناد خروجی ثبت کنید.
