برای حسابداری ، گردش و ذخیره اسناد مختلف ، خدمات پرسنل از کتاب های سفارشات ، تعطیلات ، اظهارات و منابع استفاده می کنند. گزارش های ثبت اسنادی برای استفاده داخلی هستند و در بخش پرسنل سازمان ذخیره می شوند و یک شخص منصوب ویژه مسئول نگهداری و ذخیره این اسناد است.
دستورالعمل ها
مرحله 1
از فرم ثبت سفارش مورد تأیید وزارتخانه استفاده کنید یا خود آن را طراحی کنید. پوشش را از مواد سنگین وزن بسازید. در مرکز برگه ، نام سازمان و عنوان کتاب را بنویسید. تاریخ شروع و پایان ورود به سیستم را در زیر مشخص کنید. در پشت جلد ، اطلاعات مربوط به شخصی را که مسئول ذخیره و پر کردن سند است ، منعکس کنید: موقعیت ، نام خانوادگی و حروف اول کارمند را نشان دهید.
گام 2
اطمینان حاصل کنید که صفحات نمی توانند در مجله دستکاری یا از آن خارج شوند. صفحات کتاب را شماره گذاری و توری کنید. در صفحه آخر ، یک واکس یا مهر و موم قرار دهید ، یک الگوی آماده برای صدور گواهینامه به رئیس بخش پرسنل یا رئیس سازمان ارائه دهید. یادداشت کنید: _ برگه ها در این دفترچه ثبت شماره گذاری شده اند ، بسته شده اند ، مهر و موم شده اند. کارگردان: _ (امضا ، رمزگشایی از امضا). تاریخ: _ (روز ، ماه ، سال).
مرحله 3
جهت ورود به صفحه ورودی (منظره ، عمودی) مناسب انتخاب کنید. در صورت تمایل ، یک جدول حاوی ستون های زیر ترتیب دهید:
- شماره سریال ضبط ؛
- تاریخ ورود؛
- شماره سریال سفارش ؛
- موقعیت ، نام خانوادگی و حروف اول شخصی که دستور را امضا کرده است ؛
- خلاصه ای از سفارش.
اگر با نمای جدولی راحت نیستید ، سوابق را به صورت رایگان ثبت کنید. نکته اصلی رعایت ترتیب تخصیص اعداد با توجه به تاریخ تصویب سفارشات و انعکاس اطلاعات فوق در کتاب حسابداری است.
مرحله 4
ورودی های ثبت سفارش خود را با جوهر آبی ، سیاه یا بنفش ضبط کنید. اجازه پاک کردن ، پاک کردن و حذف علائم ایجاد شده قبلی را ندهید. در صورت نیاز به ایجاد تغییر ، متن اصلاح شده را با یک خط خط بزنید تا همچنان بتوانید آن را بخوانید. در همان ستون یا خط ، یک ورودی صحیح جدید وارد کنید. لطفاً تاریخ تغییر را امضا کرده و نشان دهید. اگر امکان اصلاح خطا در محل وجود ندارد (به عنوان مثال ، اگر فضای خالی وجود ندارد) ، یک رکورد جدید در زیر ایجاد کنید و در کنار اطلاعات منسوخ ، کادر "رکورد نامعتبر است" را علامت بزنید.
مرحله 5
هنگامی که ثبت ورود به سیستم را متوقف کردید ، تاریخ انقضا ورود به سیستم را در جلوی جلوی دفترچه یادداشت یادداشت کنید.
