روش صدور دستورات برای شرکت با دستورالعمل های مربوط به کارهای دفتری ایجاد می شود. در عین حال ، حسابداری و نگهداری این اسناد در دفترچه ثبت سفارش خاصی نگهداری می شود که باید در هر سازمانی وجود داشته باشد.
دستورالعمل ها
مرحله 1
ثبت سفارشات ایجاد کنید. در بنگاههای بزرگ ، این کار توسط یک منشی جداگانه انجام می شود ؛ شرکتهای کوچک برای این اهداف فردی مسئول را تعیین می کنند. هم می توانید از فرم تأیید شده دفتر ثبت استفاده کنید و هم به صورت مستقل تهیه کنید.
گام 2
جلد کتاب ثبت سفارش را ایجاد کنید. باید از مواد متراکم ساخته شود تا در هنگام نگهداری ورق های سفارش چروک نشوند. لازم به ذکر است که این اسناد باید حداقل 5 سال در شرکت نگهداری شود.
مرحله 3
روی جلد نام تجارت ، عنوان کتاب و دوره را بنویسید. بسته به دفعات صدور دستورات در سازمان ، می توان ثبت نام ثبت نام را برای یک ماه ، سه ماهه یا سال محاسبه کرد. قسمت پشت جلد شامل اطلاعاتی درباره شخص مسئول نگهداری و ذخیره سند است.
مرحله 4
یکی از راههای ذخیره سفارشات را در دفترچه ثبت نام انتخاب کنید. آنها را می توان در یک کتاب چسبانده و یا با یک چسب وارد کرد. در صورت نیاز به دریافت یکی از سفارشات و تهیه کپی از آن ، گزینه دوم ترجیح داده می شود. همه سفارشات باید به ترتیب زمانی تنظیم شوند. برخی از مشاغل ، شماره پشتیبان را که ممکن است برای پردازش عقب مانده سفارشات مورد نیاز باشد ، بر جای می گذارند. با این حال ، این روش غیرقانونی است ، بنابراین نباید از آن سو abuse استفاده کنید.
مرحله 5
فرم مشترکی برای سفارشات سازمانی تهیه کنید. به طور معمول ، این یک سربرگ است ، که در قسمت بالای آن جزئیات از پیش آماده شده مربوط به شرکت وجود دارد: نام ، آدرس و اطلاعات ثبت.
مرحله 6
سفارش را صادر کنید. شماره و تاریخ تدوین آن را وارد کنید. پس از آن ، عنوانی را ارائه دهید که باید به طور خلاصه به سوال "در مورد چه چیزی" پاسخ دهد. متن اصلی شامل بیانیه ای از اساس دستور و قسمت اداری است. در پایان ، امضای سر یا شخص مجاز دیگری قرار داده می شود.
مرحله 7
پس از آن ، سفارش در دفتر ثبت سفارش تنظیم می شود. اگر سند بر کارمندان شرکت تأثیر بگذارد ، به عنوان مثال ، کمیسیونی تشکیل می شود ، این افراد باید توجه داشته باشند که آنها سفارش را خوانده اند و امضای خود را قرار داده اند.
