اگر می خواهید نامه ای را نه به یک نفر ، بلکه به چندین نفر از اعضای تیم کاری خود ارسال کنید ، محتوای نامه باید کمی با نامه معمول متفاوت باشد. همچنین ، به یاد داشته باشید که قوانین مکاتبات تجاری را دنبال کنید.
دستورالعمل ها
مرحله 1
لیستی از همکارانی که می خواهید در لیست پستی خود قرار دهید تهیه کنید. بررسی کنید آیا همه مخاطبان با موضوع فعلی ارتباط دارند. برعکس ، می توانید با نامه خود از شخصی که باید در مورد چیزی مطلع شود ، بگذرید. حلقه ذینفعان را مطالعه کنید. تصمیم بگیرید که کدام یک از همکاران را در قسمت "مخاطب" و چه کسی را در قسمت "سی سی" قرار دهید. معمولاً مجریان مستقیم در ستون «مخاطب» نوشته می شوند و کسانی که روند را کنترل می کنند یا به طور غیرمستقیم در آن شرکت می کنند و همچنین به عنوان یک کارمند علاقه مند در قسمت «کپی» قرار دارند.
گام 2
به چگونگی سازماندهی نام گیرندگان فکر کنید. برای شما بسیار آسان تر خواهد بود اگر شرکت شما قوانین مشخصی را در این زمینه تعیین کند. در غیر این صورت می توان ترتیب آنها را از طرق مختلف تعیین کرد. مثلاً نام خانوادگی آنها را به ترتیب حروف الفبا قرار دهید. از اصل ارشدیت می توان استفاده کرد. بهتر است نامه ای از وزیر امور خارجه به چندین گیرنده را بیابید و ببینید که چگونه این کار را انجام می دهد. به احتمال زیاد ، این استاندارد ناگفته شرکت شماست.
مرحله 3
موضوع پیام را مشخص کنید. باید به طور خلاصه محتوای آن را منعکس کند. پس از آن ، به متن نامه بروید. از قوانین مکاتبات تجاری پیروی کنید. مودبانه به تیم سلام کنید و به سمت موضوع بروید.
مرحله 4
فقط روی کیس بنویسید. جزئیات مهم را از دست ندهید ، اما "آب" را نیز رقیق نکنید. از وقت همکاران خود قدردانی کنید. اگر برای درک بهتر اصل پیام خود ، باید از مکاتبات دیگر آگاه باشید ، نقل قول ها را در پایین نامه قرار دهید. خداحافظی را فراموش نکنید و آرزو کنید روزی پربار در کار برای همه داشته باشید.
