هنگام دریافت پیام از یک شریک تجاری ، بسیاری سعی می کنند در اسرع وقت به درخواست دریافتی پاسخ دهند ، تا شریک زندگی را در انتظار خود نگه ندارند. و این صحیح است - در این حالت ، زمان اغلب مهم است ، که دست کم گرفتن آن دشوار است. اما بدون تفکر زیاد در مورد فرم پاسخ ، افراد کمی فکر می کنند که با این کار می تواند ضربه ای به اعتبار شرکت وارد کند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
برای شروع ، س carefullyالات مندرج در نامه طرف مقابل را به دقت مطالعه کنید. اگر بیش از یک مورد دارد ، برای هر مورد پاسخ کوتاه تهیه کنید. اکنون با طراحی نامه پاسخ به درخواست ادامه دهید. برای این کار ، سربرگ شرکت را بردارید ، روی آن آرم و مشخصات شرکت چاپ شده باشد. اگر این مورد وجود ندارد ، عنوان نامه را با مشخص کردن اطلاعات لازم در آن ، به صورت دستی تایپ کنید. قرار دادن جزئیات در نامه برای شریک تجاری شما بسیار ارزشمند است. با ارائه آنها در هر پیام ، او را از نیاز به جستجوی هربار در انبوهی از مقاله ها یا پرونده های رایانه ای و همچنین در صورت تمایل به تنظیم جداگانه درخواست درخواست جزئیات ، نجات می دهید. یا فاکتور پرداخت کنید.
گام 2
در گوشه بالا سمت راست ، مشخصات مخاطب نامه را بنویسید. در اینجا نام سازمان ، موقعیت نویسنده درخواست و نام کامل وی نشان داده شده است. برعکس ، در گوشه سمت چپ ، خطوط شماره خروجی را که به هنگام ثبت نام به سند اختصاص داده می شود ، و تاریخ را انتخاب کنید. در این حالت نام سند نوشته نشده است. بلافاصله با آدرس دهی با نام و نام خانوادگی ، بعد از کلمه "عزیز" شروع کنید. در قسمت اساسی نامه ، اولین کلمات "در پاسخ به نامه شما ، ما به شما اطلاع می دهیم" (درخواست ، مطالبه و غیره) خواهد بود. بعد ، تمام پاسخ های آماده شده را نقطه به نقطه یادداشت کنید ، و به شماره گذاری پی در پی که در نامه اصلی بود ، پایبند باشید.
مرحله 3
در قسمت آخر ، به یاد داشته باشید که از لحن محترمانه ، سبک نوشتن در مشاغل پیروی کرده و باسواد باشید ، درخواست ، خواسته یا نیاز خود را بیان کنید نامه را با کلمات "صادقانه" پایان دهید و نام و موقعیت خود را بیان کنید. علاوه بر این ، اگر می خواهید نامه پاسخ یا نظر درباره آنچه در نامه گفته شده است ، برای برقراری ارتباط و ایمیل شماره تلفن خود را اینجا بنویسید.
