آداب و رسوم یک مفهوم چند وجهی است ، در جامعه ، روی میز یا مکانهای عمومی قوانین رفتاری وجود دارد. همچنین چیزی به عنوان آداب معاشرت ، به ویژه آداب نوشتن تجارت وجود دارد. شهرت شرکت تا حد زیادی به نحوه مکاتبه با مشتریان ، کارمندان و شرکا بستگی دارد.
قوانین کلی مکاتبات تجاری
سخنرانی کتبی با شفاهی ، به ویژه مکاتبات تجاری بسیار متفاوت است. واقعیت های مدرن به گونه ای است که نوشتن بیشتر به جای یک پیام روی کاغذ ، به معنای یک پیام پست الکترونیکی است.
وقتی نوبت به مذاکره تجاری با شرکا می رسد ، درباره هرگونه پیام مربوط به لحظه های کاری ، ایمیل بهترین گزینه برای انتقال اطلاعات است. با این حال ، نوشتن دعوت نامه ، تشکر از شما یا نامه های تبریک روی کاغذ انجام می شود.
استفاده از کاغذ باکیفیت و ترجیحاً سربرگ با آرم سازمان ، روش خوبی تلقی می شود. بهتر است نامه های مهم یا دعوت نامه ها را از طریق پیک یا پست سفارشی به رویدادهای خاص تحویل دهید. پیام روی کاغذ زیبا و با کیفیت بالا محکم به نظر می رسد و رتبه بندی شرکت را بالا می برد.
در مکاتبات تجاری ، صحت ، سواد و دقت پیام مهم است. احساسات بیش از حد ، آشنایی ، اظهارات توهین آمیز و همچنین طولانی بودن و ابهام در ارائه مجاز نیست.
مهم این است که متن متن شود ، لهجه ها و علائم نگارشی را به درستی قرار دهید تا گیرنده در مورد دقیقاً حرف دقیق باشد.
در مورد سبک ارتباطی ، بهتر است از عبارات پر زرق و برق ، جملات پیچیده چند سطحی و کلمات غیرضروری خودداری کنید. فراوانی کلیشه های حرفه ای در مکاتبات تجاری مجاز است.
برای شفافیت ، می توانید نمودارها ، نمودارها یا جداول را به متن اضافه کنید.
استفاده از شکلک ها و تصاویر در مکاتبات تجاری غیرقابل قبول است. قبل از ارسال حتما متن را از نظر خطا و اشتباه تایپی بررسی کنید.
قوانین طراحی نامه های تجاری
نامه تجاری که به خوبی نوشته شده باشد باید ساختار مشخصی داشته باشد. هیچ استاندارد واحدی وجود ندارد ، اما قوانین کلی طراحی وجود دارد.
نامه تجاری متشکل از یک عنوان ، تبریک ، محتوا (اساس) ، خداحافظی ، امضا و مشخصات سازمان ارسال کننده است.
"هدر" نامه معمولاً شامل نام سازمان ، آرم ، آدرس و مخاطبین ارتباطی (تلفن ، ایمیل ، نمابر) است.
همچنین می توان نوع فعالیت شرکت و نام مدیران را در عنوان عنوان کرد.
درپوش اغلب در وسط ورق چاپ می شود ، گاهی اوقات مجاز است در گوشه بالا قرار گیرد.
یک شرکت معتبر باید سربرگ مخصوص خود را داشته باشد. همچنین ، نامه های الکترونیکی باید فرم داشته باشند ، این به سازمان قوام می بخشد.
در صورت خوشامدگویی ، می توانید "عصر بخیر" یا "سلام" را بنویسید اگر این پیام از نظر شخصیت کاملاً بین فردی نیست. در یک نامه شفاف تجاری ، اطلاعیه یا سایر اسناد تجاری ، مناسب تر است که بلافاصله مخاطب را با نام و نام خانوادگی خطاب کنید.
مهمترین چیز در مکاتبات تجاری محتوای اصلی نامه است - اساس.
این قسمت بیشترین بار اطلاعاتی را دارد ، در آن است که هدف از درخواست تجدیدنظر مشخص می شود.
دلایل مختلفی برای تماس وجود دارد ، به ترتیب ، ارائه هر جنبه باید با یک پاراگراف جداگانه آغاز شود. ساختار بخش اصلی نامه برای تمایز موضوعات و درک بهتر اطلاعات لازم است.
نمونه هایی از پاراگراف بندی عبارت های زیر را شامل می شود: "ما از شما می خواهیم" ، "اطلاع رسانی" ، "پیشنهاد برای بررسی" و سایر موارد.
لازم به یادآوری است که ساختاری نیز در جنبه ها وجود دارد.
فرستنده نامه تجاری لازم است ارتباط درخواست را توجیه کند ، محتوای اصلی آن را فاش کند و در صورت پاسخ مثبت نتیجه مورد انتظار را شرح دهد.
از فرمول های گفتار مستقیم به ندرت در نامه های تجاری استفاده می شود. هدف اصلی عبارت آخر ابراز احترام به مخاطب و ادای احترام معمول به ادب است. نمونه هایی از عبارات پایانی: "بهترین آرزوها" ، "با احترام" ، "پیشاپیش از پاسخ شما متشکرم" و سایر موارد.
یک امضای شخصی باید در انتهای نامه باشد. نام خانوادگی ، حروف اول و موقعیت فرستنده معمولاً و همچنین شماره تلفن های تماس مشخص می شود.
شرکت های بزرگ از امضاهای الکترونیکی استفاده می کنند. این یک پرونده خاص با امضای متن است که به طور خودکار در انتهای هر حرف قرار می گیرد. یک امضای الکترونیکی نباید بیش از پنج تا شش خط باشد و بیش از هفتاد حرف باشد.
این ساختار طراحی همچنین در مورد نامه های تبلیغاتی ، نامه های همراه و نامه های تشکرآمیز ، همچنین اطلاعیه ها ، بیانیه ها ، ادعاها و هشدارها اعمال می شود.
هنگام ارسال اطلاعات زیادی ، پشتیبان کوتاه در متن نامه نوشته می شود و بسته اصلی به صورت پیوست جداگانه تنظیم می شود. اگر ضمیمه "وزن" زیادی دارد ، باید در نامه جلدی در متن نامه به گیرنده هشدار دهید.
پاسخ به نامه تجاری
طبق قوانین آداب معاشرت ، پاسخ به نامه نباید بیش از دو تا سه روز به تأخیر بیفتد. اگر بنا به دلایل عینی مدت زمان طولانی تری برای پاسخگویی لازم باشد ، مراتب را در این باره به فرستنده اطلاع دهید ، این فرم خوبی محسوب می شود و اعتبار شرکت را افزایش می دهد.
نکته اصلی را به خاطر بسپارید - شما باید به همه ایمیل های تجاری پاسخ دهید ، به جز نامه های ناخواسته آشکار.
هنگام پاسخ به نامه های تجاری ، اغلب از فرمول های استاندارد گفتار استفاده می شود:
- "ما از اطلاع شما متاسفیم …"؛
- "از شما متشکرم …" ؛
- "ما شما را با لذت دعوت می کنیم …"؛
- "ما شما را یادآوری می کنیم …" ؛
- "مطابق با درخواست شما ، ما اطلاع می دهیم …" و دیگران.
برای راحتی کار ، می توانید یک فایل جداگانه با الگوهای گفتاری مشابه ایجاد کنید. با مراجعه به جاهای خالی ، نوشتن نامه های تجاری را تا حد زیادی تسهیل و تسریع خواهید کرد.
اگر نامه مهم است و شما باید مطمئن باشید که به مخاطب تحویل داده شده است ، تحویل کالا را با پیک سفارش دهید یا نامه ثبت شده (پست روسی) صادر کنید. ایمیل دارای ویژگی "اخطار دریافت شده" است که به طور خودکار تأیید بازدید پیام شما را برای شما ارسال می کند.
اگر پاسخی برای نامه وجود ندارد ، طبق آداب و معاشرت ، می توانید برای روشن شدن وضعیت مکاتبات تماس تلفنی دیگری برقرار کنید.
انواع مکاتبات تجاری
در ابتدا ، دو نوع نامه نگاری تجاری وجود دارد: داخلی و خارجی. مکاتبات خارجی مکاتباتی است که برای گیرنده شخص ثالث ارسال می شود ، در حالی که مکاتبات داخلی در مرزهای یک شرکت استفاده می شود.
نامه های تجاری ، با توجه به هدف مورد نظر خود ، به تقسیم می شوند: برنامه ها ، خبرنامه ها ، تبلیغات ، سوالات ، توصیه ها ، پیشنهادات ، یادآوری ها ، ادعاها ، دعوت نامه ها و موارد دیگر.
نامه - یک پیام حاوی اطلاعاتی است که مخاطب برای انجام هرگونه وظیفه در چارچوب یک علت مشترک به آن نیاز دارد. چنین اطلاعاتی هم برای گیرنده و هم برای فرستنده مرتبط و مهم است.
برنامه - نوعی مکاتبه تجاری است که شامل ارسال درخواست به منظور کسب اطلاعات یا خدمات است. به عنوان مثال ، برنامه ای برای شرکت در یک رویداد.
درخواست - درخواست کتبی برای به دست آوردن اطلاعات مورد علاقه. این درخواست می تواند رسمی و لازم الاجرا باشد.
یک پیشنهاد نامه معمولاً همکاری یا خدمات خاص و پیشنهادهای تجاری را ارائه می دهد. به طور معمول ، چنین نامه هایی به طور همزمان به چندین آدرس ارسال می شوند ؛ می توان از نامه های پستی استفاده کرد.
دعوت نامه - دعوت نامه منفرد برای یک جلسه یا یک رویداد مهمانی. در طراحی چنین نامه نگاری ، استفاده از فرم های ویژه تعطیلات یا کارت پستال مجاز است. نکته اصلی این است که نام رویداد ، آدرس ، زمان و مکان جلسه را به طور واضح بیان کنید.
یادآوری نامه پیامی درباره انجام هرگونه تعهدات است: بازپرداخت بدهی ، ارائه گزارش ، یادآوری جلسه و سایر موارد.
اگر یکی از طرفین شرایط قراردادی را برآورده نکرده یا توافق نامه را نقض کرده باشد ، طرف آسیب دیده می تواند ادعا کند. ویژگی متمایز نامه - ادعاها - وجود شرح مفصلی از شرایط نقض شده ، اطلاعات در مورد ارزیابی خسارت ، ادعاهای جبران خسارت یا حذف تخلف شناسایی شده است. این مکاتبات غالباً با کپی اسناد ، عکس ها و گواهی های پذیرش تکمیل می شود.
در توصیه نامه ها ، شخص یا شخص ثالث ارزیابی می شود و مشخصات آنها ارائه می شود. چنین پیام هایی معمولاً هنگام درخواست موقعیت جدید معمول است.
ویژگی های ایمیل کسب و کار
امروزه ، درصد زیادی از نامه های تجاری از طریق پست الکترونیکی ارسال می شود ، بنابراین قوانین آداب معاشرت نیز الزاماتی را برای انجام ارتباطات الکترونیکی تجاری تدوین می کند.
آدرس فرستنده را با دقت بخوانید. شما باید با پیام هایی با آدرس صندوق پستی مشابه هشدار داده شوید: "cupercat" یا "mini-bikin". علاوه بر هرزنامه های منظم ، پیام های این آدرس ها ممکن است حاوی ویروس باشند.
همیشه خط موضوع خود را کوتاه و دقیق بیان کنید.
آداب و معاشرت اجازه می دهد تا پیام اصلی را نقل قول کنید تا گیرنده بلافاصله بفهمد چه چیزی در معرض خطر است.
مجاز است مواد اضافی در پیوست ضمیمه شود.
دانستن و بکار بردن قوانین آداب و معاشرت در زمینه ارتباطات تجاری به فرستنده کمک می کند تا شهرت خوبی کسب کرده و شرکای جدیدی را به خود جلب کند.
