سازمان در هر نوع فعالیتی که باشد ، حجم قابل توجهی از اسناد را ایجاد می کند که باید حفظ شود. هرچه شرکت بزرگتر و دامنه فعالیت های آن گسترده تر باشد ، حجم اسناد جمع شده بیشتر است. به طور طبیعی ، دیر یا زود سوال مرتب سازی و تخریب مستندات بی ربط مطرح می شود. باید مشخص شود چه چیزی می تواند از بین برود و چه چیزی هنوز باید حفظ شود.
دستورالعمل ها
مرحله 1
برای منظم سازی اسناد ، برای هر سندی که برای ذخیره سازی دریافت می شود ، لازم است که دوره ذخیره سازی تعیین شود ، پس از آن سند می تواند بدون خطر سازمان تخریب شود.
از لیست تایید شده اسنادی که دوره ذخیره سازی توسط Rosarchiv برای آنها تعیین شده استفاده کنید. سند اصلی که هنگام سیستم سازی این نوع اسناد باید از آن راهنمایی شود "لیست اسناد مدیریت معمولی تولید شده در فعالیت های سازمان ها ، نشانگر زمان ذخیره سازی" است (تأیید شده توسط Rosarchiv در 06.10.2000)
گام 2
همچنین لیست های مربوط به بخشهایی را مطالعه کنید که اگر سازمان شما تحت شرایط صلاحیت های دپارتمان قرار می گیرد ، باید به آنها متوسل شوید (به عنوان مثال ، لیست هایی برای ادارات نظامی ، ادارات بانکی و غیره وجود دارد). برای متداول ترین انواع سازمان ها ، لیست اسناد نیز تشکیل شده است (به عنوان مثال ، برای شرکت های سهامی).
مرحله 3
تعدادی از اسناد مطابق با مشخصات آنها در معرض ذخیره سازی قرار می گیرند ، به عنوان مثال ، اسناد مالیاتی برای حداقل 4 سال و صورتهای مالی - حداقل 5 سال حفظ می شود.
مرحله 4
استفاده از لیست ها راحت ترین راه برای سازماندهی اسناد است ، زیرا یک دوره نگهداری مشخص برای هر نوع اسناد وجود دارد. با این حال ، همه اسناد را نمی توان در لیست طبقه بندی کرد. برای برخی از اسناد ، دوره نگهداری باید توسط خود سازمان تعیین شود.
برای این منظور ، سازمان ، با یک دستور مناسب ، کمیسیون تخصصی ایجاد می کند ، که به طور منظم ارزش اسناد را بررسی می کند ، دوره های ذخیره سازی را تعیین می کند و اسنادی را که دوره ذخیره سازی برای آنها منقضی شده است یا مورد نیاز نیست ، از بین می برد. مهم است که این کمیسیون شامل افرادی باشد که قادر به محاسبه ارتباط سند و خطرات احتمالی از بین رفتن آن هستند.
