نامگذاری لیستی از کلیه مواردی است که بایگانی را تشکیل می دهند و به تازگی در یک سازمان خاص افتتاح شده و وارد سیستم می شوند. این باید شاخص مورد ، نام ، شرایط تعیین شده ذخیره سازی آن را نشان دهد.
انواع نامگذاری
در کارهای اداری سه نوع اصلی نامگذاری وجود دارد: استاندارد ، تقریبی و فردی. این استاندارد توسط قانون فدرال تعیین شده است و به عنوان الگویی برای تنظیم نامگذاری در سازمانهایی از همان نوع عمل می کند. نامگذاری تقریبی شامل موارد کاملاً عادی شده نیست. این شامل لیستی از موارد توصیه شده برای باز کردن با فهرست آنها است. انواع نامگذاری فوق در سازمانها و م institutionsسسات ایالتی و شهری تهیه می شود. کارمندان سازمان های خصوصی براساس اسناد قانونی ، انواع گزارش ها ، برنامه های کاری و غیره لیست پرونده های فردی در حال توسعه است. این شامل کل حجم موارد تشکیل شده از شرکت است.
روش تدوین نامگذاری
هر ساله ، بر اساس نمونه قدیمی ، نام جدیدی از پرونده ها تنظیم می شود. علاوه بر این ، کلیه اسناد قابل تجدید نظر هستند. یک جز component مهم در نامگذاری ، ماندگاری پرونده است. بر این اساس ، موارد ذخیره سازی موقت ، طولانی مدت و دائمی تشخیص داده می شود. مدت زمان پرونده های ذخیره سازی موقت کمتر از ده سال است ، ذخیره سازی طولانی مدت بیش از ده سال است. در مورد اسنادی که مدت انبار آنها منقضی شده است ، موجودی تهیه می شود که نشان دهنده شماره سریال سند ، نام ، سال ایجاد ، تعداد برگها و سایر اطلاعات در موارد صریحاً ارائه شده است. پس از تنظیم موجودی ، این اسناد در معرض تخریب قرار می گیرند.
از نظر ساختاری ، نامگذاری شده توسط بخشها ، زیر بخش ها نشان داده می شود. با این حال ، این تقسیم بندی برای سازمانها و م institutionsسسات دولتی معمول است. در سازمانهای خصوصی ، این تقسیم بندی مشروط است و بیشتر زمینه های اصلی فعالیتهای آنها را برجسته می کند ، نه اینکه رابطه قدرت و تبعیت را منعکس کند.
جدول نامگذاری شامل پنج ستون است: اول حاوی فهرست پرونده است ، دوم - نام پرونده ، سوم - تعداد صفحات (نشان داده شده در پایان سال جاری) ، چهارم - دوره ذخیره سازی پنجم - یادداشت های مربوط به آغاز پرونده ، گنجاندن موجودی به منظور تخریب و غیره
مورد ذخیره سازی طولانی مدت و دائمی موجود در نامگذاری نباید بیش از دویست و پنجاه صفحه باشد. اگر تعداد روستاها بیش از حد معمول است ، توصیه می شود پرونده را به دو یا چند تقسیم کنید.
نامگذاری تدوین شده پرونده ها باید با بخش بایگانی موافقت شود و توسط رئیس سازمان امضا شود.
