برنامه ریزی و سازماندهی ساعات کاری یکی از م componentلفه های مهم کار موثر در هر موقعیتی است. در مورد موقعیت مدیریتی ، اهمیت برنامه ریزی مقدماتی حتی بیشتر می شود ، بنابراین لازم است که با دقت زیادی به این موضوع بپردازیم.
دستورالعمل ها
مرحله 1
مدیر می تواند زمان خود را برنامه ریزی کند یا این وظیفه را به طور کامل یا جزئی به دبیر دستیار محول کند. در هر صورت ، بدون تعامل با منشی نمی توان کار کرد ، زیرا این اوست که جلسات ، مطالب مربوط به جلسات را آماده و سازماندهی می کند و تماس های دریافتی را دریافت می کند. علاوه بر این ، منشی معمولاً تمام برنامه های مدیر شناخته شده برای وی را در ذهن خود نگه می دارد و سعی می کند آنها را طبق ساعت کاری توزیع کند ، بنابراین بسیار مهم است که بلافاصله دبیر را در مورد تغییر برنامه های خود مطلع کنید.
گام 2
اما شما نباید فقط به منشی اعتماد کنید ، مهم این است که یاد بگیرید چگونه وقت خود را به گونه ای اختصاص دهید که وقت داشته باشید تا همه کارهای برنامه ریزی شده را انجام دهید. یک روش خوب برای انجام این کار این است که هر ساعت گذشته را تجزیه و تحلیل کنید و بفهمید دقیقاً چه کاری انجام شده و چه مدت طول کشیده است. همچنین لازم است وظایف اصلی جهانی را به عنوان یک رهبر برجسته کنید و بیشتر وقت کار خود را به راه حل آنها اختصاص دهید. در هر صورت مهمترین وظایف در وهله اول باید حل شود ، زیرا مشخص شده است که 80٪ وظایف فعلی در 20٪ اول روز کاری حل می شود و بقیه وقت فقط 20٪ صرف می شود از کار
مرحله 3
اجازه ندهید اتفاقات تصادفی از برنامه شما عبور کند. بهتر است از قبل در برنامه ها کمی وقت بگذارید ، این به شما این امکان را می دهد که بیشتر وقت داشته باشید تا کارهای اصلی را انجام دهید. هنگام برنامه ریزی جلسات ، رویدادها ، جلسات ، کنفرانس ها ، با در نظر گرفتن آماده سازی ، آشنایی مقدماتی با مطالب ، بحث های خودجوش و س fromالات ، از زمان واقعی مورد نیاز خود پیش بروید. سعی کنید چنین وقایعی را به موقع توزیع کنید تا آغاز جلسه بعدی خلاف پایان جلسه قبلی نباشد ، زیرا در این حالت شما اغلب مجبور خواهید شد که دیر وقت را لنگ بزنید یا فینال را مچاله کنید.
مرحله 4
وظایف دبیر اغلب شامل برنامه ریزی اولیه برای روز و هفته ، با در نظر گرفتن تماس های دریافتی ، پیشنهادات ، دعوت ها است. توصیه می شود در پایان روز کاری با دبیر درباره ایده خود در مورد برنامه خود صحبت کنید و برنامه های خود را تنظیم کنید. حتی بهتر است این کار را در بعد از ظهر انجام دهید ، به طوری که منشی فرصت ایجاد تغییرات ، برقراری تماس با پیشنهادی برای به تعویق انداختن این یا آن رویداد را داشته باشد. تماس مداوم با منشی باید به یک عادت تبدیل شود ، زیرا برنامه او مستقیماً به برنامه شما بستگی دارد و بسیاری از رویدادها نیاز به آمادگی اولیه از طرف وی دارند.
مرحله 5
روزهای کاری گذشته را از نظر اختصاص کارآمد وقت خود تجزیه و تحلیل کنید. شاید راه حل هایی را ببینید که به شما امکان می دهد کارهای بیشتری انجام دهید ، به عنوان مثال چندین جلسه در همان منطقه برگزار کنید یا برخی از رویدادها را با هم ترکیب کنید. رویدادهای گذشته و برنامه ریزی شده را در دفتر خاطرات خود یادداشت کنید.
