اسناد حسابداری اولیه شرکت شامل اطلاعاتی در مورد کلیه معاملات تجاری ، جابجایی پول ، محاسبه و پرداخت دستمزد و پرداخت مالیات است. بر اساس این اسناد ، سوابق نگهداری می شوند ، بنابراین از دست دادن حتی یک سند صورت های مالی را تحریف می کند و یک تخلف قانونی است. طبق هنر. 17 قانون "در مورد حسابداری" ، شرکت ها باید به طور مستقل از ایمنی اسناد حسابداری اطمینان حاصل کنند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
این قانون دوره نگهداری اسناد اولیه حسابداری را 5 سال تعریف می کند ، در حالی که قانون مالیات فدراسیون روسیه دوره نگهداری را به 4 سال محدود می کند. برای جلوگیری از مجازات های پیش بینی شده توسط قانون جرایم اداری (ماده 15/11) ، شما باید همچنان به دوره های طولانی تر مقرر شده در قانون عمل کنید. علاوه بر این ، لیستی وجود دارد که با دستور Rosarkhiv مورخ 6 اکتبر 2000 تأیید شده است. بر این اساس ، دوره ذخیره سازی باید متناسب با نوع هر سند خاص تعیین شود.
گام 2
با در نظر گرفتن مفاد قانون و مقررات تعیین شده در لیست ، دوره های ذخیره سازی را برای اسناد حسابداری اولیه به ترتیب تعیین کنید. در سفارش ، شرط کنید که از چه لحظه ای مدت ذخیره سازی باید محاسبه شود. به طور کلی ، آغاز دوره ذخیره سازی اسناد 1 ژانویه سال بعد از سالی است که سند با کار اداری تکمیل شده است. برای کتاب خرید و کتاب فروش ، شروع دوره ذخیره سازی را از تاریخ آخرین ورود (بندهای 15 و 27 از قوانین ، مصوب در مصوبه دولت فدراسیون روسیه از 2 دسامبر سال 2000 تنظیم کنید) 914)
مرحله 3
یک اتاق جداگانه برای اسناد حسابداری اختصاص دهید که باید به کابینت های نسوز و گاوصندوق های ویژه مجهز باشد. گاوصندوق ها برای ذخیره فرم های گزارشگری دقیق در نظر گرفته شده اند ، علاوه بر این ، آنها می توانند مقالات و اسنادی را که برچسب "راز تجاری" دارند ذخیره کنند. روش دستیابی به این گاوصندوق ها ، افراد مسئول مجاز توسط حسابدار ارشد و همچنین روش صدور اسناد اولیه از محل ذخیره را با دستور تعیین کنید.
مرحله 4
درصورتی که شرکت به اندازه کافی بزرگ باشد و اسناد زیادی وجود داشته باشد ، بایگانی ویژه ای ترتیب دهید. باید برای انتقال اوراق در نظر گرفته شده برای نگهداری دائمی (ابدی) و طولانی مدت (بیش از 10 سال) استفاده شود. تمام اسناد حسابداری دیگر را با مدت زمان ذخیره سازی تا 10 سال در یک اتاق مخصوص ذخیره کنید تا از بین بروند.
