واحد تعامل با رسانه همیشه در ابتدا در ساختار سازمانی سازمان گنجانده نمی شود. آمادگی برای کار در فضای رسانه ای با پیشرفت سازمان همراه است. در چنین مواردی ، دبیر مطبوعاتی استخدام شده باید مطبوعات را از ابتدا سازماندهی کرده و کار سیستماتیک آن را برقرار کند.
اگر سازمان قبلاً هرگز در زمینه رسانه کار نکرده باشد ، متولی تازه استخدام شده سرویس مطبوعاتی نیاز به آموزش جدی در زمینه های زیر دارد:
- انتخاب بلندگوهای کلیدی
- ایجاد کار با واحدهای ساختاری برای ارائه اطلاعات مناسب برای انتشار در رسانه ها ؛
- تجهیزات فنی سرویس مطبوعاتی و اولین برنامه رسانه ای
از مدیریت گرفته تا رسانه
برای اجرای کامل هر یک از نقاط تعیین شده ممکن است زمان قابل توجهی طول بکشد. با این حال ، اگر در مورد اولویت ها صحبت کنیم ، مسئله اصلی باید جستجوی سخنرانان اصلی سازمان باشد. برای جلب رسانه ها و واداشتن آنها به نه تنها یک تبلیغ کننده در سازمان ، بلکه یک خبرچین ، همکاری با رهبران سازمان ضروری خواهد بود. در این میان - مدیر کل ، دفتر معاونین ، روسای ادارات و ادارات در مناطق. این افراد باید به وضوح لزوم برقراری ارتباط با رسانه ها را درک کنند ، اهمیت هر نظر و کار سیستماتیک را به طور کلی درک کنند.
اغلب ، حتی بیشترین علاقه به فعالیت رسانه ای ، گوینده هنگام برقراری ارتباط با روزنامه نگاران احساس ناجور و خجالت می کند. رفع این موانع وظیفه متصدی خدمات مطبوعاتی است. این می تواند با نشان دادن یک پرونده مطبوعاتی با مثالهایی از بهترین حضور عمومی چهره های شناخته شده رسانه ای انجام شود.
مخبرهای داخلی
علاوه بر مدیریت ، کلیه روسای ادارات و ادارات باید از اهداف و اهداف رسانه های شرکت مطلع شوند. بهتر است این کار در جلسه بعدی انجام شود ، در طی آن مدیریت باید وظیفه ارائه اطلاعات کامل به خدمات مطبوعاتی را تعیین کند. همه اعضای تیم باید بدانند که این مسئولیت هوی و هوس دبیر مطبوعات نیست ، بلکه یک وظیفه جدید استراتژیک مدیریت است.
برای برقراری ارتباط متقابل با بخش ها ، لازم است بدون انتظار برای ارائه اطلاعات ، سعی کنید خود را از درون در کار آنها غرق کنید. گزارش های سه ماهه ادارات ، ارتباط با مدیریت و مجریان مستقیم به این امر کمک می کند. دوست بودن با همه و گشودن در برابر اطلاعات جدید یکی از کلیدهای کار موثر سرویس مطبوعاتی است.
در روند کار با بخشهای خاصی از شرکت ، ممکن است ارائه اطلاعات به طور مداوم دشوار باشد. این اغلب به دلیل استخدام متخصصان بخش در خط مستقیم کار است. پنهان كردن كينه توزيع محصولي نيست كه همكاران وظايف اطلاعاتي شركت را زير مسئوليت هاي اصلي بدانند. بنابراین شایسته است که بحث ایجاد مقررات داخلی برای ارسال اطلاعات با یک فرکانس خاص را مطرح کنیم. و برای اینکه روابط داخلی شرکتها از این رنج نبرند ، دبیر مطبوعات باید مستقیماً با مدیریت بخش تماس بگیرند تا دسترسی مستقیم به اطلاعات را برای پردازش آن فراهم کنند ، تا کارمندان بخش را بیش از حد کار نکنند. به طور معمول ، مدیران از این اقدامات استقبال می کنند.
اولین قدم برای تبلیغات
پس از پایان آماده سازی داخلی ، مرحله رسیدن به سطح عمومی آغاز می شود. این امر مستلزم مطالعه رسانه های جمعی است که به طور بالقوه می توانند به پایگاه های رسانه ای برای انتشار اطلاعات در مورد شرکت تبدیل شوند. بسته به اهداف استراتژیک ، دبیر مطبوعات نباید محدود به انتشارات تخصصی باشد.در میان شرکای اطلاعاتی بالقوه ، می توان با خیال راحت آژانس های خبری سطح محلی ، منطقه ای و فدرال ، تلویزیون ، رادیو و غیره را شامل شود.
بسترهای نرم افزاری را دست کم نگیرید که اگرچه وضعیت رسانه ای ندارند اما اغلب از لحاظ کارآیی از همکاران اطلاعاتی خود بهتر عمل می کنند. اینها وبلاگ نویسان ، گروه ها و انجمن ها در شبکه های اجتماعی ، سایت های اطلاعاتی و غیره هستند.
فكر كردن درباره فعاليت شركت در شبكه هاي اجتماعي بدون واسطه چيزي زائد نخواهد بود. هیچ کس بهتر از یک مرکز مطبوعاتی که کار شرکت در داخل و خارج را می داند ، از عهده این کار بر نمی آید.
به موازات کار مقدماتی ، دبیر مطبوعات باید لیستی از ابزارهای فنی لازم برای کار تهیه کند. علاوه بر مجموعه استاندارد لوازم اداری ، این یک دوربین ، یک ضبط کننده صدا ، دیسک های سخت برای ذخیره مواد است.
اولین برنامه رسانه ای - استراتژی انتشار این شرکت برای آینده نزدیک - باید با این انتظار پیش بینی شود که رسانه ها نسبت به اطلاعات منبع ناشناخته قبلی احتیاط کنند. این ممکن است در ابتدا تعداد زیادی از نشریات را به صورت تجاری توضیح دهد. جزئیات نهایی باید با مدیریت ارشد توافق شود.
