اگر انجام تعهدات در قبال وی توسط سازمان شما غیرممكن باشد ، اگر وی مبلغی را برای كالاهای تحویل داده شده انتقال نداده باشد و نیازی به اطلاع رسانی در مورد طیف جدید باشد ، نامه ای به مشتری نوشته می شود.
دستورالعمل ها
مرحله 1
نامه خود را با پرسیدن کسی که نماینده سازمان مشتری است شروع کنید. در این قسمت از نامه ، چنین ادباتی مانند "ایوان آندریویچ عزیز" ، "آقای رمیزوف" مناسب است. اگر شرکت مشتری فرد خاصی ندارد که با او روابط برقرار شده باشد ، با "آقایان عزیز" تماس بگیرید.
گام 2
خود را با نام سازمان خود معرفی کنید. از عبارات استاندارد استفاده کنید ، به عنوان مثال ، "MontazhSpetsStroy LLC مایل است احترام ما را نسبت به شما ابراز کرده و برای سازمان شما آرزوی رونق داشته باشد." این به شما این امکان را می دهد که مشتری خود را جهت دهی کنید ، متن اصلی را بخوانید ، او در مورد اینکه مخاطب نامه چیست معما نخواهد کرد.
مرحله 3
دلیل نامه را فرموله کنید. شکل نوشتن و محتوای پیام به این بستگی دارد. رایج ترین دلیل برای نوشتن نامه به مشتری عدم پرداخت کالای تحویلی یا خدمات ارائه شده است. در این حالت ، به بند مربوط توافق نامه مراجعه کنید ، نشان دهید که مشتری مسئول پرداخت فاکتور در یک بازه زمانی خاص است. اگر این اولین نامه شما در این زمینه نیست ، مسئولیت مشتری در قبال عدم انجام تعهدات مقرر در بند X قرارداد تأمین را فرجام بگیرید. لطفا توجه داشته باشید که در صورت عدم پرداخت قبوض ، باید به دادگاه مراجعه کنید.
مرحله 4
اگر دلیل نوشتن نامه عدم توانایی تحویل کالا به وی در شرایط تعیین شده در قرارداد از مشتری عذرخواهی کرد. سعی نکنید دلایل از دست دادن زمان تحویل را توضیح دهید ، مشتری علاقه ای به این کار ندارد ، بهتر است او را در مورد مدت زمانی که سازمان شما قادر به انجام تعهدات خود در قرارداد است ، به او اطلاع دهید. در انتهای نامه از عبارات "از درک شما متشکرم" ، "ما امیدواریم که همکاری بیشتری داشته باشیم" استفاده کنید.
مرحله 5
اگر شریک زندگی شما از تغییر کالاهای مختلف اطلاع ندارد ، مشتری را در مورد خط تولید جدید ارائه شده توسط شرکت خود آگاه کنید. در چنین نامه ای ، مطلوب است که مشخص شود مشتری هنگام تنظیم قراردادهای تأمین کالا جدید به عنوان مشتری عادی ، چه تخفیفی دریافت می کند.
مرحله 6
در انتهای نامه مشترک شوید. اطلاعات تماس خود را بگذارید تا مشتری بداند چگونه با سازمان شما تماس بگیرد. با آرزوی بهترین ها برای سازمان و شخص نماینده آن.
