در عصر فناوری رایانه ، شرکا به طور فزاینده ای از راه دور ارتباط برقرار می کنند و ترجیح می دهند وقت خود را برای جلسات و مذاکرات شخصی تلف نکنند. بنابراین جای تعجب نیست که نامه نگاری کاری در زندگی یک مدیر مدرن از اهمیت کمی برخوردار نیست. درست نگه داشتن آن وظیفه هر کارمند اداره است.
دستورالعمل ها
مرحله 1
اگر در محل کار مجبور هستید با مشتریان یا تأمین کنندگان ارتباط برقرار کنید ، مطمئناً ، غالباً باید نامه های رسمی بنویسید. این آسان نیست همانطور که در نگاه اول به نظر می رسد: مکاتبات تجاری مملو از مشکلات زیادی است که برای حفظ اعتبار شما به عنوان یک شریک ذی صلاح باید کنار گذاشته شوند. اگر گذراندن دوره ای در هنر مکاتبات تجاری امکان پذیر نیست ، قوانین زیر را دنبال کنید.
گام 2
نامه رسمی باید ثبت شود. این کار را قبل از شروع به جمع آوری آن انجام دهید و شماره را در فضایی که برای آن در نظر گرفته شده قرار دهید (معمولاً در گوشه بالا سمت چپ ، زیر آرم شرکت ، در صورت وجود این شماره). مخاطب را در گوشه بالا سمت راست مشخص کنید. با عنوان شروع کنید ، سپس نام خانوادگی را وارد کنید (یا اگر این نامه برای بیش از یک نفر در نظر گرفته شده است نام خانوادگی). موقعیت ها باید به ترتیب سلسله مراتبی ذکر شوند ، یعنی ابتدا به عنوان مثال مدیر ، سپس معاون وی ، سپس روسای خدمات و ادارات می آیند.
در زیر نام مخاطبان ، عنوان و نام فرستنده را نشان دهید. فراموش نکنید: حرف اضافه "از" در این مورد استفاده نمی شود؛ این یکی از اشتباهات رایج است! در مرحله بعد ، موضوع نامه و تاریخ تنظیم آن را مشخص کنید. موضوع نامه باید روشن کند که این سند در مورد چه چیزی صحبت خواهد کرد. آن را به وضوح و واضح بیان کنید.
مرحله 3
متن نامه با درخواست تجدیدنظر آغاز می شود. اگر خطاب به یک شخص است ، پس با نام کوچک و نام خانوادگی یا در عوض ، با نام خانوادگی اقدام کنید: "آقای ایوانف عزیز." به هیچ وجه اجازه آشنایی در نامه را ندهید ، حتی اگر شخصاً با مخاطب آشنا باشید و با او "در یک پای کوتاه" رابطه داشته باشید. به یاد داشته باشید که این یک سند رسمی است ، باید در بایگانی بایگانی شود و حتی چندین سال بعد می تواند در کار استفاده شود.
متن نامه خود باید واضح و قابل فهم باشد. "افکار در طول درخت" را گسترش ندهید ، نامه را با جزئیات غیر ضروری پر نکنید ، واقعیت های شناخته شده را ذکر نکنید. هیچ چیز بیشتر از اتلاف وقت در خواندن سندی آزار دهنده نیست ، که معنی کل آن را می توان در 4 جمله بیان کرد ، اما شما باید 4 برگ را بخوانید. پیشنهادات خود را مختصر و قابل فهم تنظیم کنید ، در صورت نیاز به توضیحات ، آنها را به صورت پیوست قرار دهید و به نامه پیوست کنید.
