چنین مفهومی از "آداب و رسوم تجارت" وجود دارد. تحت این تعریف بزرگ - تمام سنت های اتخاذ شده در محیط روابط تجاری رسمی. مکاتبات رسمی همچنان یکی از سازوکارهای اصلی تعامل تجاری است. مقامات ، بازرگانان و سازمان های عمومی از طریق پیام هایی که طبق قوانین عمومی تهیه شده اند با یکدیگر ارتباط برقرار می کنند.
دلیل نوشتن
مهم نیست که مرحله مقدماتی تنظیم یک درخواست رسمی خسته کننده و ناچیز باشد ، نمی توان از آن غفلت کرد. دلیل تهیه سند باید به روشنی بیان شود.
قبل از تنظیم نامه رسمی ، تعیین دقیق مخاطب مهم است. پس از تعیین موضوع پیام ، باید بررسی شود که آیا این موضوع در حیطه صلاحیت مخاطب است یا خیر. در صورت تردید ، بهتر است موضوع صلاحیت در مقررات و سایر اسناد هنجاری سازمان مورد بررسی قرار گیرد.
نوع درخواست
بعد از مشخص شدن موضوع و مخاطب ، باید به نوع درخواست تجدیدنظر فکر کنید.
در صورت لزوم باید نامه رسمی نوشته شود:
- مخاطب را در جریان بگذارید. غالباً ، خبرنامه ها از گیرندگان سطح پایین به گیرندگان سطح بالاتر ارسال می شود.
- با یک مخاطب با یک آزمون تماس بگیرید ، که به معنی اقدامات بعدی از طرف او است. بنابراین آنها یا به یک فرد برتر روی می آورند و یا به یک موقعیت مساوی.
- تعیین تکلیف کنید. این نوع آدرس فقط برای آدرس دهی به یک زیردست مناسب است.
افرادی که با مقامات ، شرکت ها یا سایر ساختارها تماس می گیرند اغلب از فرم درخواست-درخواست استفاده می کنند.
فرم تجدیدنظر رسمی
شرایط سخت تعامل رسمی و تجاری باعث می شود که فرم تجدید نظر کمتر از محتوا نباشد. برای اینکه نامه به دست مخاطب برسد و در هزارتوی دفتر گم نشود ، باید طبق همه قوانین تهیه شود.
سازمان ها نامه هایی را روی سربرگ های رسمی رسم می کنند ، یک شماره خروجی اختصاص می دهند و تاریخ را مشخص می کنند. برای روشن شدن سریع موارد تجدیدنظر ، ذکر نام کامل و اطلاعات تماس پیمانکار مهم است. آنها در آخرین برگه نامه در پاورقی ظاهر می شوند.
افراد برنامه های کاربردی را بر روی ورق های خالی A4 به صورت تایپ شده و در موارد نادر به صورت دست نویس تهیه می کنند.
برای سازمانها ، فقط موقعیت و نام مخاطب در عنوان فرجام خواهی مشخص شده است ، یعنی اطلاعات مربوط به نویسنده استیناف و اطلاعات تماس در فرم رسمی آورده شده است. افراد باید عنوان را با داده های خود ، از جمله شماره تلفن تماس و آدرسی که باید پاسخ به آن ارسال شود ، اضافه کنند.
در سمت چپ ، جزئیات نامه نشان داده شده است ، و در زیر عبارت موضوع درخواست تجدید نظر وجود دارد: "درباره پاداش دادن" ، "درباره ارائه اطلاعات" ، "در مورد یک جلسه شخصی" ، و غیره
سبک تجدید نظر رسمی
از سبک رسمی تجارت برای نوشتن نامه های رسمی استفاده می شود. اصول اصلی این سبک قوام ، ابهام و شفافیت ارائه است. در مکاتبات تجاری ، فرمول های محاوره ای ، استفاده از زبان عامیانه ، بدون ذکر فحش و فحش ، غیر قابل قبول است. حتی ناراحت کننده ترین وقایع در مکاتبات رسمی باید با لحنی خنثی و بدون هیچ رنگ احساسی ارائه شود.
این یک تمرین خوب است که از یک ساختار واضح و منطقی از جملات و پاراگراف ها پیروی کنید. این درک اطلاعات را توسط خواننده بسیار ساده می کند.
ساختار فرجام خواهی رسمی
نامه رسمی با درخواست تجدیدنظر آغاز می شود: ". به دنبال آن مقدمه ای ارائه می شود ، كه در آن فرد باید به این س answerال پاسخ دهد: "چرا درخواست تجدیدنظر نوشته شده ، از طرف چه كسی و به چه دلیل" ممکن است به این شکل باشد:
«».
«».
به دنبال کلی از امر خاص ، یک بخش توضیحی معرفی می شود که مشخصات آن را منعکس می کند. اگر شکایتی نوشته شده باشد - ماهیت تقارن.در نامه های دعوتنامه ، قسمت تشریحی حاوی اطلاعاتی در مورد مکان ، تاریخ و زمان رویداد ، برگزارکنندگان آن و شکل شرکت مخاطب است.
هرگونه درخواست تجدیدنظر رسمی با ذکر مستقیم درخواست پایان می یابد. به عنوان مثال: " ، " ، " و غیره
