فعالیت های بسیاری از شرکت ها با انعقاد قرارداد تهیه کالا ، خرید مواد اولیه و اجزای سازنده همراه است. هر شرکت با کارمندان قرارداد منعقد می کند. برای سهولت استفاده از اسناد ، عمل در نگهداری طیف گسترده ای از مجلات حسابداری گسترده است. در چنین ژورنالی ثبت ، به عنوان مثال ، زمانبندی حرکت اسناد منفرد و جزئیات قراردادها راحت است.
ضروری
- - مجله حسابداری قراردادها ؛
- - قراردادها.
دستورالعمل ها
مرحله 1
برای ثبت سابقه قراردادها فرم تهیه کنید. باید مشخصات شرکت را منعکس کند و استفاده از آن آسان باشد. در یک شرکت بزرگ ، می توانید چنین فرم مجله ای را با یک سفارش خاص تأیید کنید ، و آن را با توصیه هایی برای پر کردن اسناد و مدارک تکمیل کنید.
گام 2
صفحه عنوان مجله را طراحی کنید. نام سند را اینجا وارد کنید. نام شرکت و تمام جزئیات مورد نیاز را منعکس کنید. تاریخ ورود به سیستم را وارد کنید. در یک شرکت بزرگ توصیه می شود که برای هر واحد ساختاری یک گزارش قرارداد جداگانه تهیه کنید. صفحات مجله را شماره گذاری کنید ، در صورت لزوم آن را منگنه کنید و مهر سازمان را بچسبانید.
مرحله 3
صفحات کاری مجله را به چندین ستون تقسیم کنید که تعداد آنها با توجه به نیاز شما و مشخصات قرارداد تعیین می شود. ستون هایی را برای شماره سریال سند ، تاریخ قرارداد و انقضا آن ارائه دهید. یک ستون جداگانه حاوی نشانه ای مختصر از موضوع قرارداد است. همچنین افرادی را که مسئول انجام تعهدات قراردادی هستند در ژورنال وارد کنید.
مرحله 4
اگر فکر می کنید فرم الکترونیکی ژورنال راحت تر است ، محصول نرم افزاری خود را برای ثبت قراردادها توسعه دهید یا این کار را از یک سازمان تخصصی سفارش دهید. در برخی موارد ، می توانید از برنامه صفحه گسترده Microsoft Excel برای این منظور استفاده کنید.
مرحله 5
مسئولی را تعیین کنید که مسئولیت نگهداری مجله را به عهده داشته باشد. به طور معمول ، این فرد کارمند بخش پرسنل شرکت یا کارمند بخش حقوقی است.
مرحله 6
ثبت سوابق قراردادها به صورت سیستماتیک و منعکس کننده اسناد و مدارک موجود در آن به صورت مداوم و نه موردی ، یک قانون را ایجاد کنید. این به مدیریت شرکت اجازه می دهد تا تصویری کامل از فرآیندهای در حال انجام در شرکت داشته باشد و فرصتی را فراهم می کند تا به سرعت در جریان متراکم اسناد جستجو کنید.
