در یک برنامه کاری شلوغ ، صرف زمان نه تنها برای ناهار ، بلکه همچنین برای یک استراحت پنج دقیقه ای می تواند مشکل باشد. کار در حالت اضطراری فقط منجر به خستگی جسمی نمی شود. ناراحتی روانی ایجاد می شود ، که می تواند باعث افسردگی شود. به همین دلیل لازم است که به طور شایسته ای روز کاری را سازماندهی کنیم تا بتوانیم وظایف را بدون تلاش بیش از حد انجام دهیم.
ماتریس مدیریت زمان - نحوه ساخت آن
محبوب ترین وسیله برای بهینه سازی زمان کار ماتریس آیزنهاور است. این اولین چیزی است که در آموزشهای مدیریت زمان آموزش داده می شود. در یک جدول ساده چهار سلولی ، کارها نوشته می شوند ، تقسیم بر اولویت. در مربع بالا سمت چپ - فوری و مهم. این شامل حل و فصل لحظات کاری بحران حاد ، کارهای فوری ، پروژه هایی است که مهلت مقرر آنها نزدیک می شود. در بالا سمت راست - موارد مهم ، اما نه چندان فوری. این برنامه ریزی برای پروژه های جدید ، ارزیابی اثربخشی کارهای تکمیل شده ، کارهای روزمره فعلی ، شناسایی زمینه های جدید فعالیت است. سلول پایین سمت چپ - وظایفی که اهمیت کمتری دارند اما فوری هستند. این شامل مکالمات تلفنی ، برخی جلسات ، در نظر گرفتن مطالب فوری ، فعالیت های اجتماعی است. و آخرین ، سلول سمت راست پایین - مهم نیست و فوری نیست. این کار معمول ، برخی تماس ها ، سرگرمی است.
موثرترین روز کاری روزی در نظر گرفته می شود که مربع فوقانی سمت راست حداکثر پر شود - با مواردی که مهم هستند ، اما فوری نیستند. این بدان معنی است که زمان برای انجام تمام وظایف محوله وجود دارد ، همه چیز طبق برنامه پیش می رود ، هیچ شرایط اضطراری پیش بینی نشده است. اگر مربع بالا سمت چپ پر باشد ، به این معنی است که بسیاری از کارها "برای بعد" به تعویق افتاده اند ، و اکنون شما باید انباشته انباشته موارد فوری و بسیار مهم را پاک کنید. در عین حال ، چیزهایی جمع می شوند که مهم هستند ، اما فوری نیستند ، که باید انجام شود ، اما وقت دیگری برای این کار وجود ندارد. و پس از اتمام وضعیت اضطراری ، مورد بعدی به دلیل این واقعیت که موارد غیر فوری سابق مدتها پیش به مهلت اجرای آنها نزدیک شده اند ، تشکیل می شود.
برای جلوگیری از چنین پیشرفتی در حوادث ، تهیه ماتریس آیزنهاور به طور منظم و نه فقط در یک روز کاری ضروری است. موثرترین مدیران چندین بار این کار را انجام می دهند. در پایان ماه - بعدی ، توزیع وظایف اصلی به سلول ها. در پایان هفته - هفته بعدی ، پراکنده کردن کار فعلی در میادین و انجام تنظیمات. و قبل از پایان روز کاری - روز بعد ، تهیه نقشه ای از امور اولیه. چنین توزیعی از مسئولیت ها پنج تا ده دقیقه به طول خواهد انجامید و به شما این امکان را می دهد که مغز خود را در مورد کارهایی که ابتدا باید انجام دهید و کدام - بعداً انجام ندهید.
بحران مداوم - چه کاری انجام شود؟
اگر اوضاع روی هم انباشته و جمع شود و هشت ساعت کارگر برای انجام همه وظایف کافی نباشد ، ارزش دارد که تفویض اختیار کنید. شاید خیلی از وظایف تعیین شده باشد که یک کارمند نمی تواند از عهده آنها برآید. این وضعیت برای مدیریت ارزش واضح را دارد. برای انجام این کار ، شما باید یک لیست کار با موارد زیر ایجاد کنید - آنچه برای انجام کار باید انجام دهید. بهتر از این ، زمان صرف شده را برنامه ریزی کنید. این به وضوح به رئیس نشان می دهد که کنار آمدن با کل حجم کار برای یک شخص غیرواقعی است. در این حالت می توان بخشی از کارها را از مدیر برداشته و به کارمند دیگری منتقل کرد.
