اسناد ورود به سازمان منوط به حسابداری است. معمولاً ثبت نامه های ورودی وظیفه دفتر است ، اما در تیم های کوچک این مسئولیت اغلب به منشی محول می شود. روش پردازش مکاتبات ، به عنوان یک قاعده ، به طور مفصل در دستورالعمل های داخلی برای کار در دفتر شرح داده شده است. در صورت عدم وجود ، هنگام پردازش اسناد جدید ، باید به ترتیب خاصی عمل کنید.
ضروری است
- - مجله ثبت مکاتبات ورودی ؛
- - مهر "نامه ورودی".
دستورالعمل ها
مرحله 1
مکاتبات دریافتی را بپذیرید و مرتب کنید. همه نامه ها باید باز شوند ، به جز نامه هایی که دارای علامت خاصی هستند ، به عنوان مثال "شخصاً به مدیر" یا "محرمانه" و غیره. برای دور ریختن پاکت عجله نکنید ، ابتدا بررسی کنید آدرس آدرس در متن نشان داده شده است یا خیر. ثبت نام به اسناد حسابداری (فاکتور ، فاکتور) ، تبریک ، مواد تبلیغاتی نیاز ندارد.
گام 2
اطلاعات مربوط به نامه های دریافتی را در گزارش نامه نگاری ورودی وارد کنید. می تواند الکترونیکی یا سنتی (کاغذی) باشد. هنگام پر کردن فرم های الکترونیکی ، توصیه های توسعه دهندگان برنامه را دنبال کنید. سیستم های رایانه ای کار دفتری را تسهیل می کند ، به شما کمک می کند تا به سرعت اطلاعات مورد نیاز خود را پیدا کنید. با این حال ، یکپارچه سازی در آنها مهم است ، رعایت دقیق قوانین ورود اطلاعات ، در غیر این صورت ممکن است سند در پایگاه داده گم شود.
مرحله 3
یک دفترچه یادداشت سنتی را در یک چاپخانه بخرید یا خودتان آن را در یک دفتر A4 تنظیم کنید. نیاز اصلی آن سهولت جستجو ، وضوح و دقت در پر کردن است. نگهداری یک ژورنال به صورت جدول با ستون های زیر راحت است: 1. تاریخ ثبت نام. نامه های ورودی را در روز دریافت در نظر بگیرید و عصر آنها را برای بررسی به مدیر ارائه دهید ، مگر اینکه سازمان روش دیگری را اتخاذ کرده باشد. شماره ثبت. این ویژگی سند شامل شماره پرونده "اسناد ورودی" (مطابق با نام تجاری مصوب امور سازمان) و شماره سریال (از ابتدای سال تقویم) نامه دریافت شده است. به عنوان مثال ، "شماره 01-12-273" ، جایی که 12-12 01 شماره نام پرونده است ، 273 شماره منحصر به فرد نامه است. همه مکاتبات دریافتی یک بار ثبت می شوند ، صرف نظر از تعداد نسخه های دریافتی بعداً ، از جمله نسخه الکترونیکی ؛ 3. نویسنده نامه (سازمان ، فرد) ، به عنوان مثال ، "Vstrecha LLC" یا "اداره منطقه ای ، معاون رئیس V. S Sidorov" و غیره 4. موضوع سند می توانید این ستون را با اطلاعاتی از عنوان نامه پر کنید یا ایده اصلی را پس از خواندن به طور مختصر فرموله کنید. طوری بنویسید که بعداً بتوانید به راحتی به یاد بیاورید کدام سند مورد بحث است و آن را برای همکاران خود توضیح دهید. به عنوان مثال ، "در مورد انعقاد قرارداد خدمات حمل و نقل" یا "در مورد ارائه اطلاعات در مورد مالیات بر درآمد قبل از 12.12.2011" و غیره ؛ 5. مجری بعد از دریافت ویزای مدیر کادر را پر کنید. نام شخصی را که پاسخ را آماده می کند وارد کنید. به موعد مقرر در اینجا توجه کنید. تاریخ پاسخ به نامه فوری را برجسته یا خط بزنید. یادداشت. در اینجا می توانید یادداشتهایی را درباره تحقق سفارش مدیر یادداشت کنید ، یا وجود پیوستهای مهم نامه را نشان دهید ، یا تعداد نسخه هایی را که کارمندان در محل کار دارند علامت گذاری کنید.
مرحله 4
جدول را به دلخواه خود تکمیل کنید. به عنوان مثال ، از ترس ایمنی اسناد ، جعبه امضای پیمانکار را هنگام دریافت نامه انتخاب کنید. با این حال ، مجله و خودتان را با مطالب بیش از حد پر سر و صدا بارگذاری نکنید. این سند شامل تمام اطلاعات لازم است ، فرم های ثبت نام فقط به ردیابی مرحله کار بر روی آن کمک می کند.
مرحله 5
بر روی تمام حروف یک مهر ویژه قرار دهید ، که نوع نامه نگاری را نشان می دهد - "ورودی". چاپ باید در گوشه پایین سمت راست صفحه اول سند باشد. اطمینان حاصل کنید که چاپ با متن همپوشانی ندارد. شماره سریال و تاریخ دریافت را به صورت دستی در خط چاپ وارد کنید.
