برای یک کارمند تازه کار ، طراحی مکاتبات ورودی می تواند یک آزمون قدرت باشد. با این حال ، به محض این که روند کار به مراحل ساده و قابل فهم تقسیم شود ، به بخشی غیر قابل مشاهده از روز کاری تبدیل می شود.
دستورالعمل ها
مرحله 1
کلیه اسناد دریافت شده توسط سازمان ، صرف نظر از نحوه ورود آنها به آنجا (از طریق ایمیل ، پیک ، فکس و غیره) باید در همان روز ثبت شوند. نامه های الکترونیکی باید چاپ شوند ، پیام های تلفنی باید ضبط شوند.
گام 2
ستون شماره 1 مجله تاریخ دریافت هر سند را نشان می دهد. ستون شماره 2 - شماره ثبت آن. شماره به ترتیب دریافت اختصاص می یابد ، هر سال تقویمی با یک شروع می شود. سپس هر سند تحویل شده بررسی می شود: آیا آن را به درستی تحویل داده اید ، آیا بسته دست نخورده است. اگر به صورت "شخصاً" علامت گذاری نشده باشد ، پاکت یا کیسه باز شده و محتویات آن بررسی می شود. اگر موجودی وجود داشته باشد ، آن را بررسی می کنند. اگر برخی از اسناد مشخص نشده وجود دارد ، شما باید یک اقدام مناسب تهیه کنید و یک یادداشت در ژورنال مکاتبات دریافتی در بخش "یادداشت ها" قرار دهید. تعداد ورق های پیوست شده در ستون شماره 3 نشان داده شده است.
مرحله 3
نوع مکاتبات در ستون شماره 4 وارد می شود. این می تواند یک درخواست ، یک گزارش آشتی ، یک نامه ، یک گواهی نامه ، یک تلگرام ، یک اعلان و غیره باشد. دو ستون بعدی فرستنده و شماره خروجی نامه را نشان می دهد.
مرحله 4
خلاصه ای از محموله باید در ستون شماره 7 مشخص شود. به عنوان مثال ، "در مورد ارائه گواهی بدهی AA Ivanov. بانک "یا" برنامه محاسبه مجدد حقوق VV Sidorova ".
مرحله 5
سپس مکاتبات به مخاطبان داده می شود و پس از دریافت مصوبه ، وارد ستون شماره 8 می شود که در دو مجری بعدی و آخرین مهلت اجرای سند مشخص می شود. یادداشت ها نشان می دهد که سند اجرا شده و در کجا ثبت شده است.
