تشکیل یک کنفرانس نیاز به آمادگی دقیق دارد. با تقسیم این فرآیند به مراحل ، می توانید هزینه کار را در سطح بالایی از رویداد به حداقل برسانید.
ضروری
کامپیوتر با دسترسی به اینترنت و برنامه های کمک به شهر ، تلفن
دستورالعمل ها
مرحله 1
در مورد موضوع کنفرانس ، تعداد شرکت کنندگان بالقوه ، زمان و سخنرانان تصمیم بگیرید. برای اخذ رضایت از سخنرانی با اساتید مذاکره کنید.
گام 2
با توجه به موضوع و تعداد برنامه ریزی شده شرکت کنندگان ، انتخاب گزینه هایی برای مکان های کنفرانس ضروری است. اینها می توانند خانه های فرهنگ ، سالن های کنفرانس هتل ها ، رستوران ها ، مراکز تفریحی و موارد دیگر باشند. این انتخاب با جستجو در اینترنت و دایرکتوری های مختلف شهر انجام می شود ، بر اساس داده های به دست آمده ، جدول مکان های بالقوه تشکیل شده است ، که نام ، آدرس ، شماره تلفن ، تعداد مکان ها ، هزینه و در دسترس بودن مکان را نشان می دهد. تجهیزات لازم (به عنوان مثال ، یک پروژکتور ، صفحه نمایش ، میکروفون).
مرحله 3
با پایگاه داده مکانهای احتمالی تماس گرفته و در صورت امکان ، در روزهای مورد نظر ، هزینه اجاره ، در دسترس بودن خدمات اضافی (به عنوان مثال سازماندهی میز بوفه) را روشن کنید. در نتیجه مکان و تاریخ را انتخاب کنید.
مرحله 4
یک سبک شرکتی برای کنفرانس (نماد ، شعار ، رنگ ها و …) ایجاد کنید و در مورد محصولات مورد نیاز (نوت بوک های مارک دار ، خودکارها ، دعوت نامه ها ، تی شرت ها و موارد دیگر) تصمیم بگیرید. محصولات را برای این مراسم در شرکت های سوغاتی سفارش دهید. برنامه برنامه ریزی شده را نیز تشکیل دهید.
مرحله 5
دعوت نامه ها را برای شرکت کنندگان احتمالی روی سربرگها از طریق پست الکترونیکی یا از طریق راه حل غیر استاندارد با استفاده از پیک / نامه ارسال کنید (به عنوان مثال ، به یک کنفرانس در زمینه گل فروشی به شکل گل ساخته شده از پارچه روی مقوای طرح).
مرحله 6
ثبت نام شرکت کنندگان ، جزئیات برنامه ، کمک در انتقال و انتخاب محل اقامت (در صورت لزوم). کار با پیمانکاران فرعی برای تنظیم میز بوفه ، عکاسی و موارد دیگر.
مرحله 7
در آستانه این رویداد ، آمادگی سالن - تجهیزات ، سوغاتی ، سازماندهی میز بوفه و سایر موارد را بررسی کنید.
مرحله 8
در طول این رویداد ، هماهنگی کار پیمانکاران فرعی: مروجین ، خدمات پذیرایی ، عکاسان و سایر موارد ضروری است.
مرحله 9
پس از کنفرانس ، برای تشکر از سربرگ نامه برای شرکت در این رویداد ، نامه الکترونیکی ارسال کنید ، می توانید بازخورد بگیرید.
