کنفرانس در هر سازمانی یک رویداد فوق العاده مهم است. این به آماده سازی دقیق و اجرای بی نقص نیاز دارد. هر تفاوت جزئی می تواند احساس شرکت شما را خراب کند. اصول اساسی وجود دارد که برای سازماندهی یک کنفرانس موفق باید مورد توجه قرار گیرد.
ضروری
کاغذ ، اینترنت ، پول
دستورالعمل ها
مرحله 1
یک هدف مشخص برای خود تعیین کنید. چرا به این کنفرانس نیاز دارید؟ در نهایت ، می خواهید چه چیزی بدست آورید؟ این کنفرانس می تواند با هدف ارائه ارتباطات تجاری قابل اعتماد با شرکت ، بهبود چهره آن ، یافتن سرمایه گذاران و غیره باشد. بسته به این ، جهت خاصی انتخاب می شود که باید در تمام مراحل آماده سازی و برگزاری رویداد رعایت شود. به یاد داشته باشید که هدف باید قابل دستیابی ، اندازه گیری و با ویژگی های زمان واقعی باشد.
گام 2
یک نام به این رویداد بگذارید. اگر اولین بار نیست ، ذکر شماره را فراموش نکنید. نام باید روشن ، گیرا ، جذاب باشد. مخاطبان هدف شما باید به کنفرانس علاقه مند شوند.
مرحله 3
مخاطب مشخص را مشخص کنید. اگر افراد اشتباهی را به آن دعوت کنید ، حتی یک کنفرانس کاملاً آماده و سازمان یافته نیز ممکن است تاثیری داشته باشد. از خود بپرسید چه کسی باید صحبت کند ، چه کسی باید نظر او را بشنود ، چگونه این رویداد می تواند مورد توجه مهمانان باشد. سعی کنید تعیین کنید که کجا و چگونه به بهترین شکل با مخاطب هدف بالقوه خود ارتباط برقرار کنید ، که این امر بر افراد مناسب برای تصمیم گیری در مورد شرکت در رویدادی که سازمان می دهید تأثیر می گذارد.
مرحله 4
در مورد زمان و مکان کنفرانس تصمیم بگیرید. اکثر کنفرانس ها در روزهای هفته (به جز جمعه) برگزار می شوند ، مگر اینکه برنامه ریزی طولانی ای انجام شود. این مکان تا حد زیادی نظر کل راجع به واقعه را تعیین می کند. نگرش میهمانان به کنفرانس حتی زمانی شکل می گیرد که آنها فقط به دنبال اتاق کنفرانس یا هتل هستند. بنابراین ، مسیر را با بیشترین جزئیات ممکن توصیف کنید ، در صورت امکان علائم را قرار دهید.
مرحله 5
کنفرانسی را اعلام کنید. رسانه ای را که مخاطب هدف شما بیشتر صحبت می کند انتخاب کنید. تبلیغات یا مقالاتی درباره رویداد آینده را در آنها قرار دهید. برای همه میهمانانی که به آنها علاقه دارید دعوت نامه ارسال کنید. اعم از خبرنامه یا خبرنامه رنگارنگ ، به خود شما بستگی دارد. در دعوت ، مکان ، زمان ، نام و جهت کنفرانس را ذکر کنید.
مرحله 6
کمیته ای را جمع آوری کنید که تمام پاسخ های پیشنهادی شما را بررسی کرده و جالب ترین و مرتبط ترین پیشنهادها را انتخاب کند. پس از آن ، شروع به شکل گیری برنامه رویداد امکان پذیر است.
مرحله 7
مسئولیت ها را در تیم تقسیم کنید. شخصی مسئولیت برقراری ارتباط با میهمانان را بر عهده دارد ، کسی در مورد همه مسائل با رسانه ها تصمیم می گیرد ، شخصی رویداد را هدایت می کند به کلیه شرکت کنندگان در کنفرانس مطالب سخنران اضافی ارائه دهید قبل از رویداد حتما تمام تجهیزات را بررسی کنید.
مرحله 8
اگر متوجه شدید که وقتتان کم است ، برای هر ارائه و تعداد س aال ها محدودیت زمانی تعیین کنید. از مخاطبان بخواهید هر گونه سوال اضافی بعد از رویداد از سخنرانان بپرسند.
