در پایان جلسه ، باید یک پروتکل تنظیم شود تا دستور کار جلسه ، تصمیمات اتخاذ شده ، شرایط اجرای آنها و غیره تنظیم شود. تنظیم بلافاصله بعد از جلسه مهم است ، و "را به بعد" موکول نکنید. خوب است اگر یک دبیر حرفه ای بتواند صورتجلسه را حفظ کند. با این حال ، اگر اینگونه نباشد ، افراد دیگری که از قوانین خاصی برای برگزاری صورتجلسه جلسه اطلاع دارند نیز می توانند این کار را انجام دهند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
شخصی که صورت جلسه را می گیرد باید از تمام تصمیمات جلسات گذشته آگاه باشد تا منطق تصمیمات گرفته شده را درک کند. اگر در جلسه ای دقیقه می گذرانید ، کپی صورتجلسه چندین جلسه قبلی را تهیه کنید. در جلسه ، بلافاصله موارد در دستور کار را مستند کنید.
گام 2
در کنار هر مورد از دستور کار ، هرگونه افکاری را که در طول جلسه بیان شده بود ، یادداشت کنید. این را می توان به طور خلاصه انجام داد ، زیرا صورتجلسه نه در جلسه ، بلکه پس از آن نهایی می شود. نکته این یادداشت ها این است که با آنها یک فکر مهم بیان شده را از دست نخواهید داد. همچنین نام کسانی را که بلند صحبت می کنند یادداشت کنید تا بخاطر بسپارند چه کسی چه چیزی را گفت و در مورد چه موضوعی. فقط حقایق را از گفته ها بنویسید ، نه نظرات شخصی یا فرضیات.
مرحله 3
اجرای دقیق پروتکل باید بلافاصله پس از جلسه انجام شود ، تا نکات مهم فراموش نشود یا سوابق از بین نرود. این صورتجلسه باید حاوی شرح مختصری از جلسه به سبک تجاری باشد. برای این کار ، از گفتار غیرمستقیم استفاده کنید ، همه چیز را به صورت گذشته بنویسید: "دوم ایوانف اشاره کرد که …".
مرحله 4
محتوای پروتکل باید شامل موارد زیر باشد:
1. "کلاه" که هدف و تاریخ جلسه را نشان می دهد ، گاهی اوقات زمان شروع جلسه را نیز نشان می دهد.
2. لیست کسانی که حاضر نیستند و حضور ندارند.
3. خلاصه ای از تصمیمات اتخاذ شده - نشانگر آغازگر این تصمیمات.
