نتایج جلسات مستلزم ضبط مستند در قالب صورت جلسه است. هنگام تهیه این سند ، مهم است که موضوع اصلی بحث را ارائه دهید ، تا آنجا که ممکن است به طور خلاصه کل بحث را ارائه دهید.
صورتجلسه پس از جلسه توسط دبیر جلسه تنظیم می شود ، وی یا باید در طول بحث یادداشت برداری کند ، یا یک ضبط صدای ضبط صدا را حفظ کند. گزینه دوم بهترین گزینه برای حل اختلافات احتمالی است.
از نظر بصری ، سند از قسمتهای زیر تشکیل شده است:
- اطلاعات کلی؛
- دستور جلسه
- بحث و تصمیم گیری
اطلاعات کلی
این مجموعه اطلاعات شامل عنوان ، مکان (شهر ، تاریخ ، زمان جلسه) ، لیستی از افراد حاضر است. عنوان جلسه عنوان است. به عنوان مثال ، جلسه کارگروه مسائل مربوط به پرسنل. بلوک تاریخ و زمان اطلاعاتی راجع به جلسه مستقیماً برگزار شده و نه تاریخ امضای پروتکل را نشان می دهد.
اگر جلسه توسط یک ساختار دائمی (کمیسیون ، کارگروه و غیره) برگزار شود ، در این صورت اطلاعات عمومی نام کامل رئیس و دبیر جلسه را نشان می دهد.
هنگام تهیه لیستی از افراد حاضر ، باید نام موقعیت ها و محل کار دعوت شدگان ذکر شود. این مجموعه اطلاعات با کلمه "حال" شروع می شود. در مواردی که جلسه رأی گیری را فراهم کند ، افراد حاضر در صورتجلسه به دو گروه تقسیم می شوند - با حق رأی و بدون حق شرکت در رأی گیری.
دستور کار نشست
دستور جلسه قبل از جلسه تشکیل می شود. با این حال ، استثنائاتی وجود دارد ، به عنوان مثال - برای جلسات فوری. این بلوک بدون مشخص کردن سخنرانان و محدودیت زمانی برای گزارش ، موارد جلسه را لیست می کند. حتی اگر جلسه برای بحث در مورد یک موضوع تشکیل شود ، در عنوان سند موجود نیست ، بلکه به صورت دستور کار تنظیم می شود.
بسته به محدودیت زمانی برای سخنرانی ، دستور کار ارائه شده می تواند به طور خودکار تصویب شود یا توسط رئیس به رای گیری گذاشته شود. در این حالت ، بحث با سوال تصویب دستور جلسه آغاز می شود. اگر اعتراضی وجود نداشته باشد ، در صورتجلسه چنین تصمیمی به شرح زیر رسمی می شود: "موضوع موافقت با دستور کار به رای گیری گذاشته شده است." در زیر نتایج رأی گیری به شکل زیر وجود دارد: "رأی داده شده: موافق - (تعداد آرا) ، مخالف - نه ، ممتنع - نه."
بحث و تصمیم گیری
بزرگترین س ofال برای انعکاس سیر بحث اختصاص یافته است. هر موضوع در دستور کار ، در یک بلوک جداگانه قرار می گیرد ، و از متن دستور کار شروع می شود. به دنبال آن دوره گزارش تهیه می شود ، که در فرم زیر تهیه می شود: "گوش داده شده: (نام کامل سخنران)". مترجمان باتجربه توصیه می کنند که سخنرانی ها را رونویسی نکنند ، بلکه معنی کلی را که می تواند در چندین جمله بیان شود ، ترک کنند. اگر حفظ مفهوم بیشتر گزارش مهم است ، می توانید پایان نامه های سخنرانی یا بخشهایی از سخنرانی را در ضمیمه پروتکل ذکر کنید ، و در متن سند به آن اشاره کنید.
همین امر در مورد انعکاس روند بحث نیز صدق می کند. اگر چندین سخنران به همین دیدگاه پایبند باشند ، می توان سخنرانی های آنها را به شکل زیر رسمی کرد: "سخنرانانی (نام کامل سخنرانان) که از نظر گوینده حمایت می کنند".
در نتیجه هر سوال ، باید یک راه حل تنظیم شود. باید از قبل در پیش نویس تصمیمات تهیه شود یا توسط خود شرکت کنندگان جلسه در طول بحث تنظیم شود. تصمیمات به صورت فرمول بندی خاص اتخاذ می شوند ، که باید بدون ابهام و دقیق ارائه شوند. شرکت کنندگان در جلسه می توانند تصمیمات مربوط به سخنرانی های صرفاً اطلاعاتی را در نظر بگیرند.
اگر جلسه رأی گیری را ارائه می دهد ، صورتجلسه بعد از هر موضوع باید حاوی نتایج آن باشد: "تصمیم به اتفاق آرا" ، "تصمیم با اکثریت آرا" ، "تصمیم اتخاذ نشده است." یادداشت های مشابه باید ذکر شود در مواردی که مباحث از بحث خارج می شود ، به جلسه دیگری موکول می شود یا به دلیل عدم حضور سخنران مورد بررسی قرار نمی گیرد.
در پایان ، صورت جلسه توسط رئیس هیئت رئیسه و دبیر امضا می شود و در صورت لزوم توسط مهر سازمانی که جلسه را تشکیل داده است ، تأیید می شود.
