وقتی اسناد زیادی جمع شده باشد و آنها در یک پشته قرار بگیرند ، تشخیص اینکه به چه چیزی اشاره دارد دشوار است. یافتن سند مناسب حتی دشوارتر است. برای حل این مشکل ، باید اسناد خود را مرتب کنید. روش توصیف شده نه تنها برای تنظیم اسناد روی کاغذ مناسب است ، البته با اسناد به صورت الکترونیکی ، البته با فرض های جزئی ، کاملاً قابل استفاده است.
دستورالعمل ها
مرحله 1
تنظیم اسناد خود آسان است ، حتی اگر تعداد آنها زیاد باشد. تمام اسناد موجود را مرور کرده و لیستی از دسته هایی را که براساس آنها مرتب می شوید ، تهیه کنید. تعیین کنید که آیا زیر مجموعه هایی در این لیست وجود دارد. به عنوان مثال ، در دسته بندی عمومی قراردادها ، می توان قراردادهای مربوط به عرضه ، برای ارائه خدمات را از یکدیگر تفکیک کرد. در میان سفارشات ، سفارشات کلی مربوط به فعالیتهای شرکت و سفارشات پرسنل را برجسته کنید.
گام 2
پس از تکمیل لیست دسته ها ، تعیین کنید که چگونه و کجا اسناد را قرار دهید. با هزینه های خرید لوازم اداری (پوشه ها ، پرونده ها ، برچسب های رنگی) با مدیریت موافقت کنید ، زیرا مرتب سازی و توزیع اسناد در صورت عدم نیاز به پوشه های قدیمی در هم ریخته ، لذت بیشتری دارد.
مرحله 3
اسناد موجود را بر اساس لیستی که تنظیم کرده اید مرتب کنید. آنها را در دسته های جداگانه قرار دهید. در صورت لزوم ، با مداد روی آنها بنویسید یا یک برچسب بچسبانید (تا در مراحل مرتب سازی گیج نشوید).
مرحله 4
بررسی کنید که آیا اسناد یک دسته (زیر مجموعه) در پوشه قرار می گیرند یا نه؟ بهتر است اسناد را با توجه به تاریخ تهیه آنها تنظیم کنید. به طور معمول ، در کارهای روزمره ، اسناد همانطور که ایجاد می شوند ، با جدیدترین اسناد در بالا ، ثبت می شوند. هنگام انتقال پرونده ها به بایگانی ، ترتیب تغییر می کند (در بالا اولین سند ، در پایین - آخرین نسخه تا تاریخ ایجاد).
مرحله 5
اگر اسنادی را از سالهای مختلف در همان پوشه وارد می کنید ، با استفاده از یک برچسب رنگی یا یک ورق بزرگتر ، بصورت تصویری یک سال را از سال دیگر جدا کنید. چنین نشانک هایی یافتن سند مورد نظر را در آینده بسیار آسان می کند.
مرحله 6
برای سند بعدی پیوست کنید.
مرحله 7
در صورت لزوم ، ثبت تمام پوشه ها را با اسناد تنظیم کنید ، محتوای هر پوشه ، تاریخ ایجاد و پایان تعمیر و نگهداری ، محل ذخیره سازی و غیره را نشان دهید. پوشه ها را به گونه ای مرتب کنید که استفاده از آنها راحت باشد و مجبور نباشید از طریق یک تن کاغذ زباله به آنها نفوذ کنید.
