جلسات یکی از عناصر اساسی زندگی تجاری است. این ابزاری برای نظارت ، تعیین اهداف مدیریت و اجرای بازخورد است. در جلسه گزارشات داده می شود و اطلاعاتی در مورد وضعیت فعلی امور ارائه می شود. شرکت کنندگان در آن فرصت دارند با یکدیگر مشورت کنند و در نهایت تصمیمات لازم را برای اتمام موفقیت آمیز وظایف تعیین شده بگیرند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
هدف جلسه را مشخص کنید. شرکت کنندگان در آن می توانند دور هم جمع شوند ، به عنوان مثال ، برای انجام مبادله اولیه دیدگاه ها ، گوش دادن به گزارشی از وضعیت امور ، تهیه توصیه هایی برای حل هر مسئله یا پذیرش این مسائل. موضوع جلسه باید مورد توجه هر شرکت کننده در جلسه باشد.
گام 2
دستور جلسه را تنظیم کنید. در آن ، لیستی از س questionsالاتی را که باید در طول آن شنیده و مطرح شوند ، نشان دهید. فقط باید درباره مواردی که با دستور کار قابل حل نیستند ، بحث شود. دستور کار مقدماتی جلسه را برای همه شرکت کنندگان ارسال کنید و به خواسته ها و نظرات آنها درباره موضوع و دستور جلسه گوش دهید. دستور کار را با در نظر گرفتن خواسته های بیان شده تنظیم کنید.
مرحله 3
در مورد مکان ، زمان و حالت جلسه تصمیم بگیرید. برای هر یک از موضوعات مورد نظر بلندگو و نقاط کانونی تعیین کنید. از مجریان بخواهید خلاصه مقالات خود را از قبل ارسال کنند. برنامه جلسه را مشخص کنید ، زمان اختصاص یافته برای بحث در مورد هر موضوع را مشخص کنید. دستور جلسه و دستور جلسه نهایی را برای هر شرکت کننده ارسال کنید.
مرحله 4
در صورت لزوم ، خلاصه گزارشاتی که در جلسه ارائه خواهد شد ، پیش نویس تصمیماتی که باید گرفته شود ، یادداشت های اطلاعاتی و مطالب تحلیلی را برای شرکت کنندگان ارسال کنید.
مرحله 5
این س Consال را در نظر بگیرید که چگونه می توان شرکت کنندگان در جلسه را به بهترین وجهی قرار داد تا احتمال موقعیت های درگیری را به حداقل ممکن برسانید. روانشناسان مشاهده کرده اند که بیشتر اوقات افرادی که روبروی یکدیگر نشسته اند درگیری و اختلاف می کنند ، کمتر کسانی که در کنار یکدیگر نشسته اند. این عامل را در نظر بگیرید.
مرحله 6
رئیسی را شناسایی کنید که بتواند جلسه را برگزار کند تا همه مسائل به روشی بهینه و در کمترین زمان ممکن حل شود. برای انجام این کار ، او باید تصمیمات سازنده ای را از هر یک از شرکت کنندگان در جلسه ارائه دهد و بحث را بصورت تجاری انجام دهد.
مرحله 7
از اجرای دقیق برنامه جلسه اطمینان حاصل کنید و کاملاً موفق خواهد بود و تصمیمات گرفته شده در آن مثر خواهد بود.
