اگر مجبور هستید یک جلسه کاری ترتیب دهید و برگزار کنید ، به یاد داشته باشید: موفقیت در این رویداد تا حد زیادی به آماده سازی کیفیت بستگی دارد. از هیچ جزئیاتی غافل نشوید و جلسه شما درجه یک خواهد بود.
دستورالعمل ها
مرحله 1
تاریخ جلسه کاری خود را تعیین کنید. از قبل به همه شرکت کنندگان اطلاع دهید. بسته به قالب این رویداد و اینکه شما با چه کسانی جلسه کاری برگزار می کنید ، می تواند یک دعوت شفاهی ، تلفن ، ایمیل یا نامه کاری باشد. توصیه می شود دستورالعمل هایی را برای همه ارسال کنید که دارای موضوعات تعیین شده برای بحث ، سخنرانان اصلی ، آیین نامه ها و مواد مرجع باشد. اگر شرکت کنندگان آمادگی بیشتری داشته باشند ، بحث در مورد مسائل تجاری موثرتر خواهد بود.
گام 2
به راحت ترین مکان برای جلسه کاری خود فکر کنید. فضای مناسب می تواند اتاق کنفرانس خود شرکت یا اتاق جلسات باشد. لازم است اطمینان حاصل کنید که هیچ یک از همکاران شما همزمان برای جلسه دیگری درخواست نمی دهند. یک اتاق کنفرانس اجاره ای نیز یک گزینه مقرون به صرفه و نسبتاً مناسب است. این سرویس توسط هتل ها و هتل ها ، مراکز تجاری ، م institutionsسسات آموزشی ارائه می شود.
مرحله 3
بعضی اوقات جلسات تجاری در کافه ها یا رستوران ها برگزار می شود. این گزینه زمانی مناسب است که تعداد شرکت کنندگان کم باشد. اگر می خواهید مذاکرات را با ناهار یا صبحانه ترکیب کنید یا یک شام کاری بخورید ، باید یک میز را از قبل رزرو کنید. مکان نباید پر سر و صدا باشد ، در غیر این صورت بحث در مورد مسائل تجاری دشوار خواهد بود. همچنین انتخاب گزینه های عجیب و غریب و عجیب و غریب نامطلوب است ، ممکن است سلیقه شما با ترجیحات سایر شرکت کنندگان مطابقت نداشته باشد. بنابراین ، بهتر است که یک مرکز کلاسیک را انتخاب کنید یا اطمینان حاصل کنید که شرکای شما اشتیاق شما را کاملاً در اختیار دارند.
مرحله 4
سخت افزار را تهیه و آزمایش کنید. پروژکتور ، میکروفون ، تلفن و تجهیزات ویدئویی - همه چیز را از قبل تنظیم و پیکربندی کنید. تکنیک ها معمولاً در نا مناسب ترین لحظه خراب و خاموش می شوند.
مرحله 5
اگر صندلی کافی برای همه شرکت کنندگان وجود دارد محاسبه کنید. اطمینان حاصل کنید که فضای اتاق خیلی سرد و سرد نیست. در مورد نوشتن مطالب فراموش نکنید - شما باید قلم و کاغذ را در اختیار همه قرار دهید. جزوه را گسترش دهید در صورت لزوم پلاک های نامی را با نام شرکت کنندگان درست کرده و قرار دهید.
مرحله 6
اگر جلسه طولانی باشد ، ممکن است به استراحت قهوه یا استراحت ناهار نیاز داشته باشید. در هر صورت ، از آب مراقبت کنید - یک بطری آب و یک لیوان در کنار هر شرکت کننده گزینه خوبی است.
