جلسه تیم می تواند یک روش موثر برای تجزیه و تحلیل موقعیت های مختلف کاری ، از جمله موقعیت های درگیری باشد. به طور علنی در مورد موضوعات بحث برانگیز بحث می کند و تصمیماتی می گیرد که برای هر یک از کارمندان لازم الاجرا باشد. قبل از جلسه جمعی باید کارهای مقدماتی زیادی انجام شود.
دستورالعمل ها
مرحله 1
موضوع اصلی جلسه را فرموله کنید. به عنوان یک قاعده ، یک جلسه جمعی درباره یک موضوع اصلی برگزار می شود. این می تواند به عنوان مثال ، تجزیه و تحلیل کار سازمان در سال یا انتقال به ساعت کاری کاهش یافته باشد.
گام 2
به برنامه خود فکر کنید. نکات آن موضوعات خاصی خواهد بود که باید در مورد آنها بحث شود. حداقل باید دو نفر باشد و بیش از 5 نفر وجود نداشته باشد. سوالات را به ترتیب از اهمیت کمتری رتبه بندی کنید. اگر موضوع جلسه بسیار گسترده است ، "متفرقه" را به عنوان آخرین ماده در دستور کار قرار دهید. در اینجا می توانید کمی از موضوع اصلی دور شوید و در مورد مشکلات کوچکی که در حال حاضر نگران کننده تیم هستند بحث کنید.
مرحله 3
بلندگوها را آماده کنید یک کارمند ذی صلاح ، که نظر وی در تیم معتبر شناخته می شود ، باید در مورد هر یک از موارد دستور جلسه صحبت کند. 1-2 هفته قبل در مورد گزارش آینده به او هشدار دهید تا فرد با آرامش در مورد پیام خود فکر کند. 2-3 روز قبل از جلسه ، با هر سخنران صحبت کنید ، مطمئن شوید که متن سخنرانی او آماده است و با موضوع گفته شده مطابقت دارد.
مرحله 4
اتاق جلسه را آماده کنید. اگر سازمان شما سالن اجتماعات یا اتاق جلسات دیگری داشته باشد خوب است. در غیر این صورت از بزرگترین اتاق ممکن استفاده کنید. در روز جلسه ، باید صندلی های کافی نصب شود و در صورت وجود یک پروژکتور ، کامپیوتر و میکروفون به هم متصل و راه اندازی شوند. همچنین می توانید برای هر شرکت کننده در جلسه پوشه های خاصی را به همراه اسنادی که باید در مورد آنها بحث شود ، از قبل ترتیب دهید.
مرحله 5
همه کارمندان را از تاریخ ، زمان و مکان جلسه مطلع سازید. از یکی از روشهای سنتی استفاده کنید: ارسال اطلاعات روی تابلوی اعلانات ، ارسال ایمیل ، ارسال تماس با روسای بخشهای ساختاری ، صحبت شخصی با هر کارمند انتخاب شما به سنت شرکت و تعداد کارمندان بستگی خواهد داشت.
مرحله 6
قبل از شروع جلسه شرکت کنندگان را ثبت کنید. بعداً این لیست را به پروتکل پیوست می کنید. جلسه را حتماً در ساعت مقرر و تعیین شده برای کارمندان آغاز کنید. منتظر افراد دیر هنگام نباشید ، اهمیت و جدیت رویداد را نشان دهید.
مرحله 7
موضوع اصلی جلسه و موضوعاتی که در آنجا مطرح خواهد شد را اعلام کنید. از تیم بخواهید رئیس و دبیر جلسه را انتخاب کند. به عنوان یک قاعده ، رئیس سازمان یا معاون وی به عنوان رئیس و دبیر یا مدیر دفتر به عنوان دبیر انتخاب می شوند. رئیس جلسه را اداره می کند ، نظم را حفظ می کند و از قوانین پیروی می کند. وظایف دبیر شامل نگهداری یک پروتکل دقیق است: ضبط سخنرانی سخنرانان ، س questionsال از آنها ، بحث ها و پیشنهادات.
مرحله 8
به جدول زمانی صحبت شده پایبند باشید ، در غیر این صورت جلسه شما خطر دارد که تا نیمه شب ادامه یابد و هرگز تصمیمی نگیرید. به عنوان یک قاعده ، سخنرانان اصلی 15-20 دقیقه در اختیار دارند ، اما بیش از 30 دقیقه ندارند. سخنرانی یک شرکت کننده از مخاطب به 2-3 دقیقه محدود می شود. شما می توانید 5 دقیقه بیشتر به یک سوال پاسخ دهید. در صورت گذر از زمان ، قاطعانه قوانین را یادآوری کنید.
مرحله 9
بعد از اینکه برنامه جلسه مشخص شد و همه سخنرانی کردند ، خلاصه جلسه را بطور خلاصه بیان کنید. اگر تصمیمات مهمی گرفته شده است ، پیش نویس آنها باید با صدای بلند برای همه حاضران خوانده شود.
مرحله 10
ظرف دو روز پس از جلسه ، باید نسخه نهایی صورتجلسه و تصمیمات گرفته شده را تهیه کنید. صورتجلسه باید توسط رئیس جلسه توافق و امضا شود. تصمیمات و مهلت اجرای آنها را به همه کارکنانی که مجبور به اجرای آنها هستند توجه کنید.
