در سازمان های بزرگ ، بیشتر بازدید کنندگان معمولاً اطلاعات مورد نیاز خود را از دبیرخانه می گیرند. دستیار مدیر چه برداشتی از ارتباطات بر جای می گذارد؟ آیا مشتری می خواهد دوباره تماس بگیرد؟ آیا فرد علاقه مند پاسخ جامعی به سوالات خود دریافت خواهد کرد؟ برای اطمینان از ویژگی های مثبت منشی ، باید با مسئولیت پذیری برای اولین جلسه آماده شوید و با صلاحیت مصاحبه را سازماندهی و انجام دهید.
دستورالعمل ها
مرحله 1
منشی چهره شرکت است. اول از همه ، ظاهر متقاضی را ارزیابی کنید. از این گذشته بیهوده نیست که آنها می گویند لباسشان به آنها خوشامد می گوید ، اما ذهن آنها را همراهی می کند. چقدر ظاهر منزل و آراسته و منفی می تواند کمک زیادی به گرفتن قرارداد مورد نیاز شما یا مذاکره در مورد مذاکرات آینده کند. اگر "تصویر" خود را دارید ، سعی کنید به شهود خود گوش دهید. اگر در موقعیت شخصی تأیید کنید که باعث ایجاد تضادهای درونی برای شما می شود ، پس کار با او احتمالاً دشوار خواهد بود ، زیرا منشی نه تنها چهره شرکت بلکه دست راست مدیر است. با این حال ، بلافاصله کسی را که با ظاهری زیبا و درخشان شما را راضی کند ، تأیید نکنید. یک تصویر زیبا می تواند به سرعت خسته کننده شود ، و مقالات جمع نشده باقی می مانند.
گام 2
در طول مکالمه ، با دقت گوش دهید: منشی با مشتری ارتباط برقرار می کند ، مکالمه تلفنی انجام می دهد و نامه می نویسد. گفتار او باید صالح ، پایان های آن ثابت و لحن خیرخواهانه باشد. توجه ویژه ای به وجود کلمات اصطلاحاً انگلی در گفتار داشته باشید. اگر مونولوگ متقاضی مملو از "بنابراین معنی" ، "اصطلاحاً" ، "اوه" ، "خوب" غیر ضروری باشد ، بعید است که به عدم وجود این عبارات در یک محیط تجاری دست پیدا کنید. استفاده از اصطلاحات اصطلاحات عامیانه و عامیانه غیر قابل قبول در نظر گرفته می شود ، مگر اینکه خود اجازه دهید مکالمه یک دوره غیررسمی را طی کند.
مرحله 3
از منشی بخواهید دستور را تایپ کند. بنابراین شما سه کیفیت مهم را به طور هم زمان بررسی می کنید: سرعت چاپ ، سواد نوشتن و مهارت های رایانه ای شخصی. به عمد اشتباهات سبکی را مرتکب شوید و واکنش متقاضی را مشاهده کنید. اگر او مودبانه مناسب ترین روش ساخت عبارت را توصیه می کند ، این را با "بعلاوه" برای خود علامت گذاری کنید.
مرحله 4
رزومه دبیر را با دقت مطالعه کنید. به مشاغل قبلی توجه کنید ، از متقاضی در مورد دلایل ترک س askال کنید. یک فرد مودب و زودرنج هرگز در مورد یک رهبر سابق بی طرفانه صحبت نخواهد کرد ، "تیم را گل نیندازد" یا از اشتباهات خود صحبت نکند. قابل قبول ترین پاسخی که می توانید بشنوید عدم تطابق در انتظارات از حقوق است. کلمات کلیدی را در متن رزومه و در داستان مخاطب برجسته کنید: وقت شناسی ، نظم ، مقاومت در برابر فشار ، جامعه پذیری ، ادب. به یاد داشته باشید که منشی اغلب ارتباط بین بخشهای مختلف سازمان است ؛ هم روحیه مدیر و هم راحتی ، جو دوستانه و نظم در کل دفتر می تواند به خصوصیات شغلی و شخصی وی بستگی داشته باشد.
