منشی در دفتر همچنین وظایف اعزام را انجام می دهد. از طریق او است که تماس های اولیه و ارتباطات تلفنی رسمی انجام می شود. اولین برداشت از شرکت شما مبنی بر اینکه شخصی که با شما تماس می گیرد بستگی به ارتباط صحیح و حرفه ای وزیر امور خارجه از طریق تلفن دارد. بنابراین ، برای پاسخگویی به تماس ها ، منشی باید آداب و معاشرت را بداند.
دستورالعمل ها
مرحله 1
همیشه احساسات و خلق و خوی خود را کنترل کنید. مهم نیست که چقدر سرگرم کننده یا غمگین هستید ، هنگام برداشتن تلفن ، باید با احتیاط و تجارت باشید. لحن شما باید یکنواخت ، آرام و خیرخواهانه باشد. اگر برای نزدیک شدن عجله دارید و نفس نفس دارید ، قبل از گفتن سلام و احوالپرسی ، چند بار نفس عمیق بکشید و بازدم دهید تا تنفس شما عادی شود.
گام 2
هنگام دریافت تماس ، همیشه ابتدا مکالمه را شروع کنید ، بدون اینکه منتظر بمانید که انتهای دیگر گوشی به شما چه می گوید. این باید یک مقدمه و تبریک استاندارد باشد. سلام کنید و شرکتی را که گفتگوی شما با آن تماس گرفته نامگذاری کنید. در صورتی که او خود را معرفی نکرد ، عذرخواهی کنید ، بپرسید با چه کسی صحبت می کنید.
مرحله 3
در مورد مسائل و عملکردهایی که توسط بخش های شرکت شما انجام می شود و توسط متخصصان خاص حل می شود ، اطلاعاتی کسب کنید تا تماس های دریافتی مشتریان و مشتریان را به درستی ارسال کنید. هنگام انتقال تماس ، نام و نام خانوادگی متخصصی را که با او صحبت می کنید ، صحبت کنید. به کارمندی که تماس را به او تغییر داده اید ، نام تماس گیرنده و س questionالی را که وی از آن درخواست کرده است بگویید. شما نباید وظایف یک مشاور را بر عهده بگیرید ، حتی اگر می توانید این کار را به خوبی انجام دهید ، به شخص اجازه دهید تا مشکلات خود را با متخصصانی که مجاز به انجام این کار هستند حل کند.
مرحله 4
در صورت بروز چنین س questionsالاتی می توانید اطلاعات اولیه را ارائه دهید: نام کامل شرکت ، نام خانوادگی ، نام و نام خانوادگی مدیر ، معاونین و روسای ادارات ، آدرس دفتر. لیستی جداگانه از افرادی که همیشه برای آنها آزاد است ، تهیه و با آنها موافقت کنید.
مرحله 5
حتماً یک تماس تلفنی داشته باشید. هر آنچه را که از شما می خواهد منتقل کنید ، یادداشت کنید ، به حافظه اعتماد نکنید ، تا چیز مهمی را فراموش نکنید. تمام اطلاعات باید به کسانی که برای آنها در نظر گرفته شده است منتقل شود. نام شرکت یا نام خانوادگی و نام شخصی را که در حال تماس است مشخص کنید ، شماره تلفنی را که می توانید تماس بگیرید ، تاریخ و زمان تماس را یادداشت کنید.
