سفارش سندی است که از اهمیت عملی زیادی برخوردار است. این نشان دهنده برخی اقدامات خاص است: استخدام و اخراج کارمند ، اقدامات انضباطی ، نیاز به معرفی فناوری جدید و موارد دیگر. کارمند باید از ذخیره این نوع اسناد و توانایی یافتن سریع اسناد مناسب اطمینان حاصل کند. برای این منظور ، به هر سفارش یک شماره شناسایی منحصر به فرد اختصاص داده می شود.
ضروری است
- - سفارشات
- - دفترچه یادداشت ؛
- - دستورالعمل مدیریت سوابق پرسنل ؛
- - 2 یا 3 پوشه.
دستورالعمل ها
مرحله 1
فرم ثبت سفارش ها به طور دقیق توسط قانون تنظیم نشده است. یک دستورالعمل استاندارد وجود دارد که توسط Rosarkhiv در 27 نوامبر 2000 منتشر شده است ، که بیان می کند شماره گذاری سفارشات توسط پرسنل و فعالیت اصلی باید به طور جداگانه در یک سال تقویمی انجام شود. اگر در یک شرکت کوچک کار می کنید ، جایی که منشی نیز کار یک دبیر را انجام می دهد ، 3 پوشه و 3 مجله ثبت نام را شروع کنید.
گام 2
دستورالعمل های مربوط به کارهای اداری را تهیه کنید. این می تواند فقط از چند مورد تشکیل شود. مشخص کنید کدام سفارشات باید به مدت 5 سال ذخیره شوند و کدام یک - 75. بنویسید که سفارشات مربوط به شرکت شما به کدام آرایه ها تقسیم می شود و تصمیم شما برای تعیین آنها چیست. سفارشات مربوط به فعالیت اصلی معمولاً با یک شماره متوالی و سفارشات پرسنل - با یک عدد و یک حرف شماره گذاری می شوند. به عنوان مثال ، ممکن است این شماره مانند "سفارش شماره 2-l / s" یا "سفارش شماره 2-k" باشد. به اسناد با ماندگاری متفاوت به عنوان های مختلفی فکر کنید. به عنوان مثال ، کوتاه مدت می تواند به عنوان پرسنل و بلند مدت - به عنوان پرسنل مشخص شود.
مرحله 3
سفارشات توسط پرسنل را بر اساس ماندگاری به 2 قسمت تقسیم کنید. اسناد ارائه مرخصی منظم یا تحصیلی ، سفر کاری کوتاه مدت ، مشوق ها و مجازات های انضباطی به مدت 5 سال ذخیره می شود. دستورات استخدام ، انتقال ، اخراج ، سفرهای طولانی کاری و تعطیلات طولانی را در پوشه دیگری ثبت کنید. نام پوشه و تاریخ انقضا را روی جلد صحافی ها بنویسید. سفارشات مربوط به فعالیت اصلی را جداگانه پر کنید
مرحله 4
در شرکت های بزرگ ، سفارشات توسط سرویس های مختلف صادر می شوند. مستندات مربوط به فعالیت اصلی ، به عنوان یک قاعده ، توسط دبیر و برای پرسنل - توسط بخش پرسنل نگهداری می شود. بر این اساس ، هر کدام پوشه خاص خود و کتاب های حسابداری خاص خود را دارند. کافی است یک متخصص منابع انسانی 2 کتاب و 2 پوشه را شروع کند ، اسناد را بر اساس دوره های نگهداری تقسیم کند. با این حال ، با یک جریان سند بسیار زیاد ، هر پوشه اغلب با توجه به انواع سفارشات تقسیم می شود. اگر شرکت شما سیستم ذخیره سازی جداگانه ای را در پیش گرفته است ، باز هم سفارشات را به ترتیب در یک آرایه مشترک قرار داده و در یک مجله ثبت کنید.
مرحله 5
سفارشات مربوط به فعالیت اصلی ممکن است نه تنها برای کل شرکت ، بلکه برای بخشهای فردی نیز اعمال شود. برای هر بخش یا بخش کد ایجاد کنید. می تواند یک حرف یا یک عدد باشد. فراموش نکنید که تعیین سفارشات برای فعالیت اصلی باید با آنچه در مدیریت سوابق پرسنل شرکت شما پذیرفته شده است ، متفاوت باشد. در این حالت ، شماره گذاری در آرایه کلی "فعالیت اصلی" قرار می گیرد.
