هنگام تنظیم سفارشات پرسنل ، توجه به اهمیت حقوقی آنها ضروری است. برای اینکه از نظر قانونی لازم الاجرا باشند ، باید حاوی تعدادی از جزئیات لازم از جمله فهرست ثبت یا به عبارت دیگر شماره سند باشد. قوانین ثبت سفارشات توسط سند محلی موسسه تعیین می شود ، اما قوانین کلی نیز وجود دارد.
دستورالعمل ها
مرحله 1
شماره توالی سفارش برای پرسنل نیز شماره ثبت آن (فهرست) است. شماره کلیه سفارشات (سفارشات) پرسنل باید در طول سال اداری به تفکیک هر گروه از اسناد اداری در فرمهای مخصوص ثبت نام نگهداری شود.
سال کاری معمولاً با سال تقویمی (1 ژانویه - 31 دسامبر) مصادف است. اما موارد استثنایی وجود دارد ، به عنوان مثال ، م institutionsسسات فرهنگ ، آموزش و غیره ، که در آن سال اداری از اول سپتامبر آغاز می شود.
گام 2
برای شروع ، همه سفارشات را به گروه های جداگانه تقسیم کنید. اوراق را با توجه به ماندگاری آنها به اسناد ذخیره سازی طولانی مدت و اسناد ذخیره سازی کوتاه مدت تقسیم کنید.
در سازمان های بزرگ با تعداد زیادی کارمند ، برای راحتی کار ، چندین گروه با موضوع همگن را در مجموعه سفارشات با مدت زمان ذخیره سازی مشابه انتخاب کنید.
به عنوان مثال ، اسناد مربوط به ذخیره سازی طولانی مدت را می توان به گروههایی تقسیم کرد: دستورات برای پذیرش ، دستورات اخراج ، دستورات انتقال. و مقالات مربوط به ذخیره سازی کوتاه مدت را می توان به سری تقسیم کرد: سفارشات برای تعطیلات ، سفارشات برای سفرهای کاری.
در سازمانهایی که تعداد کارکنان آنها بسیار زیاد است ، گاهی اوقات لازم است که برای هر دسته از پرسنل ، نامه های سفارشاتی تهیه کنید.
مرحله 3
بعلاوه ، هر یک از این گروههای سفارشات را در فرمهای خاص روی پرسنل ثبت کنید. به عنوان فرم ثبت نام ، می توانید از یک ژورنال ، کارت های ثبت نام و کنترل یا یک سیستم مدیریت اسناد الکترونیکی استفاده کنید. هر یک از این اشکال دارای مزایا و معایبی است.
کارتهای ثبت نام و کنترل و کابینتهای بایگانی الکترونیکی ، که معمولاً از یکدیگر نسخه برداری می کنند ، برای تنظیم و جستجو راحت ترند. گزارش ها امنیت اطلاعات بیشتری را ایجاد می کنند.
فرم های ثبت نام استاندارد سختگیری ندارند ، اما معمولاً حاوی اطلاعات زیر هستند:
- تاریخ ؛
- شماره سریال سفارش ؛
- چه کسی امضا کرد (موقعیت ، نام خانوادگی) ؛
- خلاصه ای از سفارش ؛
- پایه؛
- بازیگر.
مرحله 4
اکنون ، برای شماره گذاری سفارشات بر اساس فریم ، فقط باید به مجله مربوطه نگاه کنید و فهرست بعدی را به سند اختصاص دهید.
