با وجود کانالهای ارتباطی فراوان ، پست الکترونیکی همچنان معتبرترین برای ارتباطات تجاری است. عیب آشکار آن قبل از تماس کلامی این است که گیرنده می تواند نامه را به راحتی نادیده بگیرد. برای اینکه در خلأ بنویسید ، مهم است که از قوانین نامه نگاری ایمیل کسب و کار مطلع شوید.
تم سر است
تأثیر مکاتبات الکترونیکی تجاری تا حد زیادی به موضوع مناسب بستگی دارد. پس از پیمایش در لیست پیام های ارسالی ، گیرنده احتمالاً در پایان روز کاری نامه ای بدون موضوع را ترک می کند و عناوین مهم ترجیح می دهد.
موضوعات در قالب "از الكساندر" ، "برای ویتالی" و سایر عناوین انتزاعی فقط در صورتی مناسب هستند كه گیرنده منتظر نامه باشد و در یك گفتگوی اخیر از ارسال قریب الوقوع اطلاعات مهم مطلع شده باشد. برای همه موارد دیگر ، چنین موضوعاتی تأسف آور است. آنها دلیل تجدیدنظر ، اصل نامه و اهمیت را منعکس نمی کنند.
یک جمله کاملاً مشخص با 2-4 کلمه موضوع خوبی در نظر گرفته شده است. به عنوان مثال: "پیش نویس گزارش برای تصویب" ، "پیشنهاد تجاری از LLC" تجارت-تجارت "،" در مورد عرضه تخته سنگ "،" تخته سنگ. پیشنهاد برای بررسی ".
صرف نظر از هدف فرجام خواهی ، نویسنده نامه باید در جلب توجه احتیاط کند. بنابراین ، یادداشت های "فوری!" ، "شخصاً مدیر" ، "مهم!" فقط در مواردی که پیام از اهمیت بالایی برخوردار است و نه فقط برای فرستنده ، بلکه برای گیرنده نیز باید در خط موضوع نشان داده شود. اگر هر نامه از یک فرد تماس با علائم عدم توجیه توجه همراه باشد ، گیرنده از پاسخ دادن به آنها دست می کشد و در موارد شدید آنها را به لیست سیاه می فرستد یا به زیردستان هدایت می کند.
درخواست
ایمیل باید با یک پیام شروع شود. استفاده از نام کامل گیرنده و نوشتن آنها بدون خطا ضروری است. مخاطب توجهی که متوجه اشتباه املایی در نام خود شده است مطمئناً اعتماد به نویسنده فرجام خواهی و علاقه به ادامه گفتگو را از دست خواهد داد.
برای جلوگیری از این اتفاق ، حتی با ارسال نامه های دسته جمعی ، نباید از تصحیح متن نامه جلدی قبل از ارسال آن غافل شوید. معمولاً خطاها می توانند هنگام نوشتن ، نوشتن نام خانوادگی پیچیده ، در خاتمه موارد پنهان شوند. صرف نظر از وضعیت گیرنده ، استفاده از نام و نام خانوادگی صحیح تر است ، اگر شناخته شده نباشد ، استفاده از ساختارهای خنثی به طور سنتی مجاز است: "عصر بخیر" ، "سلام". اگر نویسنده و گیرنده نامه در مناطق زمانی مختلف زندگی می کنند ، درخواست تجدیدنظر زیر مجاز است: "روز خوب" ، "ساعت خوب".
از وقت خود و دیگران قدردانی کنید
ایمیل باید کوتاه ، واضح و فاقد جزئیات آزار دهنده یا غیرضروری باشد. این کیفیت به ویژه در مواردی که نامه نگاری الکترونیکی به عنوان آغاز همکاری تجاری باشد ، و نه ادامه آن از اهمیت برخوردار است.
در پاراگراف اول درخواست تجدیدنظر ، نویسنده باید خود را معرفی کند اگر نامه نویسی قبلاً انجام نشده یا مدتها قبل قطع شده باشد. طراحی مطلوب برای این عبارت سنتی است: شما نگران واسیلی کوزنتسوف ، کارمند تجارت تجارت هستید. من می خواهم به گفتگوی ما در مورد بررسی پیشنهاد برای تهیه کانال ادامه دهم.
بعلاوه ، پیشنهاد باید تا حد ممکن مختصر ارائه شود و به عنوان یک منبع اطلاعاتی گسترده ، یک پیشنهاد تجاری نیز باید به نامه ضمیمه شود.
تمام افکار کامل در یک جمله باید به طور منطقی به پاراگراف تقسیم شوند ، لیست ها باید وارد شوند ، از برجسته سازی برجسته و زیر خط به طور مناسب استفاده شود ، که درک خواننده از اطلاعات را بهبود می بخشد و زمان غوطه وری در موضوع را کاهش می دهد. به طور معمول ، ایمیل به ندرت حاوی بیش از 3-5 پاراگراف است.
ساخت نهایی
منطقی است که ایمیل ها را با یک خداحافظی تجاری به سبک پایان دهید: "با بهترین آرزوها ، …" ، "با احترام به شما ، …" ، و غیره اما با کلمات خداحافظی مانند "همیشه خودتان ، …" ، باید تا آنجا که ممکن است مراقب باشید ، زیرا لحن غیررسمی و همگرایی بیش از حد می تواند برای گیرنده مبهم باشد.
امضا باید همراه با مشخصات تماس باشد. ذکر شماره تلفن ، نمابر ، وب سایت رسمی سازمانی که نشان داده می شود و همچنین آدرس پست الکترونیکی پشتیبان مهم است ، زیرا گیرنده آدرس تماس را در خود نامه می بیند.
افکاری که در روند تهیه یک سند ظاهر می شوند ، نباید در پس زمینه رسمی شوند. همانطور که می دانید ، چنین بیان عقاید تأخیری برای نوشتن تنها در مکاتبات شخصی مناسب است. و تایپ الکترونیکی به شما امکان می دهد در هر زمان محتوای متن درخواست تجدید نظر را اصلاح کنید. استفاده در نامه P. S ممکن است توسط گیرنده درک منفی شود ، که ، بدون دلیل ، ممکن است فکر کند که مخاطب وقت صرف کرده و به طور هماهنگ اطلاعات اضافی را در نامه وارد کرده و تصمیم گرفته است خود را به یک نسخه سریع سریع محدود کند.
